Кадровая служба управление персоналом что это
Лекция 1 «Кадровая служба: история возникновения и развития, задачи, структура, принципы»
Описание
Дисциплина: «Управление коллективом кадровой службы»
Преподаватель: Лисина Ольга Васильевна
Лекция 1 Кадровая служба в оргструктуре организации и в системе управления персоналом
Подразделения управления персоналом объединяются в единую службу управления персоналом. Ее место и роль которой в общей системе управления могут быть различны, но в любом случае оргнизационный статус подтверждается набором полномочий и ответственности и непосредственно определяется позицией первого руководителя организации по отношению к кадровой службе и развитием организационной культуры.
Развитие службы управления персоналом обычно начинается с появления штабных звеньев с чисто консультативными функциями, а затем, по мере развития кадрового потенциала и все более очевидного его влияния на результаты работы, служба персонала наделяется управленческими полномочиями и начинает непосредственным образом участвовать в руководстве организацией.
Положение кадровой службы в структуре организации может быть различным:
1) структурная подчиненность кадровой службы главному администратору (обычно — одному из первых заместителей руководителя предприятия), сосредоточение всех центральных координирующих служб в одной функциональной подсистеме и выделение службы персонала как штабного подразделения;
2) структурное подчинение службы управления персоналом в качестве штабного отдела общему руководству организации (всем первым заместителям руководителя организации), которое практикуется в небольших организациях на начальных этапах их развития, когда руководство еще четко не определило статус кадровой службы;
3) структурная подчиненность кадровой службы в качестве штабного органа высшему руководству (наиболее распространенная структура);
4) организационное включение службы управления персоналом в руководство организацией, появление в структуре развитой крупной организации директора по персоналу, который подчиняется непосредственно генеральному директору (руководителю организации);
5) выделение функциональной сферы управления — контроллинга, которая концентрирует в себе органы, выполняющие функцию координации развития организации и общие функции управления, включая функции управления персоналом.
Формирование внутренней оргструктуры системы управления персоналом включает следующие этапы:
1) структуризация целей системы управления персоналом;
2) определение состава функций управления, позволяющих реализовать цели системы;
3) формирование состава подсистемы оргструктуры: установление связей между подсистемами оргструктуры;
4) определение прав и ответственности подсистем;
5) расчет трудоемкости функций и численности подсистем;
6) построение конфигурации оргструктуры.
В настоящее время кадровые службы могут выполнять следующие функции:
Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по направлениям:
·прием работников на предприятие;
·работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т. п.).
2. Планово-регулятивное направление:
·подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;
·расстановка работников предприятия;
·перемещение работников предприятия;
·становление в должности и адаптация работников.
3. Отчетно-аналитическое направление кадровой работы:
·оценка работы работников;
4. Координационно-информационное направление:
·профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников;
·организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);
·работа с письменными обращениями работников предприятия;
·архивная и справочная работа.
5. Организационно-методическое направление:
·документирование деятельности работников предприятия;
·кадровая работа в подразделениях предприятия;
·планирование кадровой работы;
·руководство кадровой работой.
Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются:
Принципами построения современной системы управления персоналом считаются:
Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и стратегическое.
Оглавление
1. Текст ЛЕКЦИИ 1 «Кадровая служба: история возникновения и развития, задачи, структура, принципы»
Дисциплина: «Управление коллективом кадровой службы»
Преподаватель: Лисина Ольга Васильевна
Лекция 1 Кадровая служба в оргструктуре организации и в системе управления персоналом
Подразделения управления персоналом объединяются в единую службу управления персоналом. Ее место и роль которой в общей системе управления могут быть различны, но в любом случае оргнизационный статус подтверждается набором полномочий и ответственности и непосредственно определяется позицией первого руководителя организации по отношению к кадровой службе и развитием организационной культуры.
Развитие службы управления персоналом обычно начинается с появления штабных звеньев с чисто консультативными функциями, а затем, по мере развития кадрового потенциала и все более очевидного его влияния на результаты работы, служба персонала наделяется управленческими полномочиями и начинает непосредственным образом участвовать в руководстве организацией.
Положение кадровой службы в структуре организации может быть различным:
1) структурная подчиненность кадровой службы главному администратору (обычно — одному из первых заместителей руководителя предприятия), сосредоточение всех центральных координирующих служб в одной функциональной подсистеме и выделение службы персонала как штабного подразделения;
2) структурное подчинение службы управления персоналом в качестве штабного отдела общему руководству организации (всем первым заместителям руководителя организации), которое практикуется в небольших организациях на начальных этапах их развития, когда руководство еще четко не определило статус кадровой службы;
3) структурная подчиненность кадровой службы в качестве штабного органа высшему руководству (наиболее распространенная структура);
4) организационное включение службы управления персоналом в руководство организацией, появление в структуре развитой крупной организации директора по персоналу, который подчиняется непосредственно генеральному директору (руководителю организации);
5) выделение функциональной сферы управления — контроллинга, которая концентрирует в себе органы, выполняющие функцию координации развития организации и общие функции управления, включая функции управления персоналом.
Формирование внутренней оргструктуры системы управления персоналом включает следующие этапы:
1) структуризация целей системы управления персоналом;
2) определение состава функций управления, позволяющих реализовать цели системы;
3) формирование состава подсистемы оргструктуры: установление связей между подсистемами оргструктуры;
4) определение прав и ответственности подсистем;
5) расчет трудоемкости функций и численности подсистем;
6) построение конфигурации оргструктуры.
В настоящее время кадровые службы могут выполнять следующие функции:
Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по направлениям:
·прием работников на предприятие;
·работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т. п.).
2. Планово-регулятивное направление:
·подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;
·расстановка работников предприятия;
·перемещение работников предприятия;
·становление в должности и адаптация работников.
3. Отчетно-аналитическое направление кадровой работы:
·оценка работы работников;
4. Координационно-информационное направление:
·профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников;
·организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);
·работа с письменными обращениями работников предприятия;
·архивная и справочная работа.
5. Организационно-методическое направление:
·документирование деятельности работников предприятия;
·кадровая работа в подразделениях предприятия;
·планирование кадровой работы;
·руководство кадровой работой.
Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются:
Принципами построения современной системы управления персоналом считаются:
Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и стратегическое.
Отдел кадров
Отдел кадров является не только функциональной единицей, это еще и лицом компании, так как именно в отделе кадров любой соискатель начинает знакомиться с организацией.
Цель отдела кадров
Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации.
Задачи отдела кадров
Также основными задачами отдела кадров являются:
организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;
создание эффективной системы штатных сотрудников;
разработка карьерных планов сотрудников;
разработка кадровых технологий.
Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.
Функции отдела кадров
Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.
К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:
определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;
анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;
внедрение систем мотивации труда;
подготовка штатного расписания предприятия;
оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;
проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);
ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;
организация аттестаций сотрудников;
подготовка планов повышения квалификации сотрудников.
Структура отдела кадров
Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.
В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.
В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.
В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов
На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.
Взаимоотношения отдела кадров с другими отделами
Для эффективного выполнения своих функций кадровой службе необходимо постоянно и тесно взаимодействовать с другими отделами предприятия:
Взаимодействие с бухгалтерией организации
Отдел кадров взаимодействует с бухгалтерией организации для решения вопросов, связанных с оплатой труда.
Так в бухгалтерию организации отдел кадров представляет документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников.
Взаимодействие с юридическим отделом
Юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку.
Взаимодействие с другими подразделениями компании
По кадровым вопросам отдел кадров постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».
Служба управления персоналом: ее цели, направления деятельности и функции
Понятие, формы и особенности службы управления персоналом
Служба управления персоналом – это совокупность отделов организации, которые выполняют функции системы управления персоналом.
В настоящее время принято различать следующие основные формы службы управления персоналом:
В своей сути, служба управления персоналом не принимает непосредственное участие в основной деятельности предприятия, однако она способствует обеспечению его нормального функционирования.
Главной целью службы управления персоналом является организация управления персоналом предприятия в соответствии с выбранной кадровой политикой. На основании этого, важно разделять различные направления работы службы персонала: стратегическое и тактическое.
В рамках стратегического направления кадровой службой выполняются задачи, которые связаны с формирование кадровой политики – то есть свод норм и правил, представлений и целей, которые могут определять содержание и направления работы с персоналом.
В рамках тактического направления решаются текущие вопросы кадровой службы, которые не зависят от направлений деятельности организации и которые отличаются большим разнообразием.
Важным направлением кадровой службы является то, чтобы в реализации кадровой политики не только руководствоваться интересами организации, но также действовать в соответствии с положениями трудового законодательства и реализации социальных программ, которые принимаются на территориальном и федеральном уровнях.
Структура, задачи и функции кадровой службы имеют тесную связь с особенностями экономического развития, а также с пониманием руководящего звена роли персонала в выполнении задачей и целей, стоящих перед организацией.
Служба управления персоналом является совокупностью структурных подразделений (функциональных подсистем), которые призваны управлять персоналом в рамках конкретной кадровой политики. Эта служба состоит из руководителей, занятых в области управления персоналом, а также исполнителей и специалистов.
Направления деятельности службы управления персоналом
Важными направлениями работы службы управления персоналом являются:
Процесс управления работниками всегда ориентируется на конкретные цели. Целью является идеальные мысленные образы результата работы. В соответствии с В. В. Лукашевичем, в цели управления персоналом отражается желаемое состояние системы службы управления персоналом, которая должна соответствовать определенным требованиям:
Цели службы управления персоналом
Для того, чтобы обеспечивать эффективную работу службы управления персоналом, экономистами выделяются такие цели, как: производственная, коммерческая, экономическая, социальная и научно-техническая. Сущность производственной цели заключается в обеспечении установленных объемов продукции, а также в оказании услуг определенного уровня качества.
Коммерческие цели призваны обеспечить реализацию услуг и продукции в установленные сроки. Экономическая цель предусматривает получение прибыли от реализации услуг или товаров заданного качества и объемов.
Суть научно-технической цели заключается в обеспечении заданного научно-технического уровня услуг и товаров, в непрерывном повышении производительности труда в соответствии с новыми технологиями.
Любая деятельность в области управления может представляться в организации в качестве системы управления людьми, а также в качестве их трудовой деятельности. Основой любого управления, на основании теории менеджмента, являются пять функций: организация, планирование, координация, контроль и мотивация, которые отражаются в классической системе функций управления персоналом.
Для того, чтобы достигнуть социальной цели организации, важным является осуществление функций системы управления персоналом.
Социальная цель предполагает должный уровень обеспечения предприятия рабочими кадрами, их социальное и профессиональное развитие, а также эффективное использование.
В современных условиях, функциями кадровой службы являются конкретные виды деятельности в области управления, которые формируют циклические процессы управления персоналом.
Классификация кадровых функций в организации
В настоящее время принято выделять несколько функций кадровой службы, в соответствии с различными критериями:
От направленности деятельности:
От направленности деятельности кадровой службы:
К числу инновационных кадровых функций принято относить:
К современным функциям относят:
Некоторые организации расширяют зону ответственности службы управления персоналом, добавляя к перечню следующе функции:
В практической деятельности принято выделять функциональные обязанности структурных подразделений организации, а не общие функции службы управления персоналом.
Суть трудовой деятельности каждого работника, который занимается управлением персонала находится под воздействием конкретной должности, либо рабочего места, которое он занимает, а также под воздействием экономической роли в организационной структуре и общем процессе производства.
Чем более полно определяются функции для каждого рабочего места, либо должности в организации, тем точнее может быть установлен перечень обязанностей, а также содержание трудовой деятельности для каждой должности.
Во многом, функции службы управления персоналом определяют ее организационную структуру, то есть структуру организации, элементами которой выступают подразделения, либо некоторые участники системы, а связи отражают вовлеченность подразделений, либо участников в другие подразделения.
При этом, процессы разработки функциональной структуры организации находятся под влиянием масштабов предприятия, специфики и направленности ее деятельности, особенностей разделения труда в организации, специфика оказываемых услуг или выпускаемой продукции.
Так, в маленьких организациях вышеописанные функции выполняются одним специалистом, а реже – специализированным отделом. В организациях среднего размера реализацией целей кадровой политики предприятия занимается служба управления персоналом, которая включает в себя несколько различных подразделений (отдел подбора персонала, отдел кадров, отдел социальной защиты и стимулирования).
Крупные организации, обладающие широким спектром финансовых возможностей, работу организуют так, что за выполнение каждой функции отвечает определенный специалист, либо небольшой отдел.
Документационное обеспечение деятельности кадровой службы
Данное издание предназначено для работников кадровых служб всех уровней и служит целям информационной поддержки их деятельности, повышения правовой грамотности в сфере кадрового делопроизводства. В книге рассмотрены управленческие ситуации, в рамках которых создаются и применяются кадровые документы, определены особенности их оформления, порядок их составления и работы с ними. Кроме общей информации, в издании уделено внимание частным вопросам, которые могут возникать в практической работе специалистов кадровых служб.
Оглавление
Приведённый ознакомительный фрагмент книги Документационное обеспечение деятельности кадровой службы предоставлен нашим книжным партнёром — компанией ЛитРес.
1. Кадровая служба в аппарате управления
Отдел кадров, управление кадров, служба управления персоналом
Для осуществления деятельности по управлению персоналом в организациях, как правило, создается специальная служба, которая может называться отделом кадров, управлением кадров, службой управления персоналом.
Служба кадров чаще всего является самостоятельным структурным подразделением, которое подчиняется непосредственно руководителю организации или его заместителю, отвечающему за административные вопросы.
Название и структура кадровой службы зависят от ряда факторов, таких как масштаб организации, количество постоянно работающих сотрудников, порядок движения и текучесть кадров, виды работ, осуществляемые службой, объем кадрового делопроизводства.
В небольших организациях служба кадров чаще всего имеет линейную структуру. Возглавляется она одним руководителем, которому подчиняются все сотрудники данного структурного подразделения. Руководитель отвечает за все направления деятельности службы. Распределение обязанностей между сотрудниками осуществляется в соответствии с участками кадровой работы. Называется такая служба отделом кадров.
В крупных организациях кадровая служба может называться управлением кадров или службой управления персоналом. Она имеет сложную структуру, то есть состоит из нескольких структурных подразделений, выполняющих отдельные функции по управлению персоналом.
Такая структура называется функциональной. Во главе ее находится руководитель, например директор по персоналу, которому подчиняются руководители функциональных структурных подразделений — отделов.
Чаще всего встречаются следующие функциональные структурные подразделения: отдел кадров, отвечающий за кадровое делопроизводство и кадровый учет, отдел по подбору и найму персонала, отдел обучения и развития персонала, отдел стимулирования и оплаты труда, отдел мотивации персонала, отдел социального обслуживания, отдел оценки и планирования персонала, отдел охраны труда и техники безопасности, отдел профориентации и адаптации.
Должностной и численный составы каждого структурного подразделения определяются их задачами и трудоемкостью выполняемых работ.
В небольших организациях вся работа по управлению персоналом может быть поручена одному специалисту, например инспектору по кадрам, или передана компаниям, оказывающим услуги по ведению кадрового делопроизводства на коммерческой основе.
В государственных органах служба персонала называется департаментом (отделом) государственной службы и кадров, что связано со спецификой трудовых отношений в системе государственной службы.
Место кадровой службы в управленческой структуре организации
Служба кадров (служба управления персоналом) — это структурное подразделение, которое выполняет весь комплекс работ по управлению персоналом.
Она относится к административным подразделениям и включена в аппарат управления организацией.
Существует несколько вариантов подчинения службы:
1. Служба кадров является самостоятельным структурным подразделением, возглавляется руководителем службы и подчиняется непосредственно руководителю организации.
Такая структура характерна для небольших организаций. Все направления деятельности службы курируются и контролируются непосредственно руководителем.
Служба кадров при такой подчиненности нацелена на решение достаточно узкого круга задач, связанных чаще всего с кадровым учетом, подбором персонала и его социальным обеспечением.
2. Служба кадров является структурным подразделением, которое возглавляется руководителем службы и подчиняется заместителю руководителя организации, отвечающему за административные вопросы.
Такая структура характерна для средних по масштабу, а также активно развивающихся и растущих организаций. В этом случае служба включена в аппарат управления в качестве одного из его звеньев и относится к третьему уровню управления.
Служба кадров является обслуживающим подразделением, которое решает все задачи по управлению персоналом, включая вопросы мотивации, адаптации, повышения эффективности персонала.
3. Служба кадров является самостоятельным структурным подразделением, возглавляется директором по персоналу — заместителем руководителя организации.
В этом случае служба управления персоналом выведена на второй уровень управления. Такая форма подчинения предполагает высокий авторитет службы, обширность ее задач и полномочий.
Как правило, такие службы формируются в крупных организациях, а сфера управления персоналом приравнивается по значимости к производственной, финансовой, коммерческой и технической сферам управления.
Директор по персоналу наравне с другими директорами участвует в стратегическом планировании и определяет политику компании в отношении персонала.
Служба кадров может отвечать за весь персонал организации, за персонал в рамках различных направлений деятельности организации или обеспечивать работниками отдельные проекты. В зависимости от этого различаются несколько типов структур кадровой службы.
Структура кадровой службы (службы управления персоналом)
Структура кадровой службы (службы управления персоналом) — это иерархически организованная совокупность подразделений и должностных лиц, отвечающих за все направления кадровой работы и работы по управлению персоналом.
Различают простую и сложные структуры кадровой службы.
Простая структура также называется линейной. В ее состав не входят другие структурные подразделения. Возглавляется такая служба начальником отдела, которому подчиняются специалисты отдела, отвечающие за различные участки кадровой работы. Преимущества такого построения службы заключаются в отсутствии промежуточных управленческих звеньев, что увеличивает скорость передачи управленческих решений, позволяет выстроить однозначную управленческую вертикаль, четко определить круг ответственности специалистов. Однако при такой структуре повышаются требования к квалификации руководителя службы, который должен хорошо ориентироваться во всех сферах деятельности по управлению персоналом.
К сложным структурам кадровой службы относятся структуры, построенные по функциональному признаку или иным признакам, например, географическому, продуктовому, проектному, процессному и т. д.
Функциональная структура предполагает выделение внутри службы кадров структурных подразделений и их специализацию в соответствии с видами кадровой работы.
Количество функциональных структурных подразделений и распределение задач между ними зависят от объема работ по каждому направлению деятельности службы.
Возглавляется служба руководителем или директором по персоналу, которому подчиняются руководители функциональных структурных подразделений.
Такая структура создается в крупных организациях и позволяет более эффективно решать конкретные задачи по управлению персоналом.
Кроме того, при такой структуре руководство службы имеет возможность сосредоточиться на стратегических вопросах управления персоналом. При этом к руководству отделами службы могут быть привлечены профильные специалисты.
Для успешного функционирования такой службы большое значение имеют грамотно налаженный и четко структурированный процесс контроля за исполнением поручений и установление ответственности исполнителей.
Еще один тип сложной структуры службы управления персоналом построен не на функциональном разделении обязанностей между внутренними структурными подразделениями, а на области ответственности этих подразделений.
Другими словами, все отделы службы управления персоналом могут выполнять одинаковые функции, но обеспечивать деятельность территориально разобщенных структурных подразделений, отдельных проектных групп, отдельных производственных направлений или направлений деятельности организаций, оказывающих разные услуги.
Существует также понятие матричной организационной структуры службы управления персоналом. В этом случае кадровая служба может иметь любую постоянную структуру — линейную или функциональную, но специалисты этой службы входят в состав временных проектных групп. Кадровые специалисты в этом случае имеют двойное подчинение — руководителю кадровой службы и руководителю проектной группы. При этом руководитель проектной группы определяет содержание труда специалистов, а руководитель кадровой службы осуществляет контроль за выполнением поставленных в рамках проекта задач.
Участки кадровой работы
Функции кадровой службы (службы управления персоналом) достаточно разнообразны. Выполнение этих функций может быть поручено отдельным специалистам или структурным подразделениям в зависимости от структуры кадровой службы.
Выделяют следующие основные участки кадровой работы:
— ведение кадровой документации и документации по личному составу;
— осуществление кадрового учета;
— обеспечение хранения документации по личному составу;
— формирование кадрового резерва и обеспечение движения кадров;
— поиск, привлечение, подбор и отбор персонала;
— организация и проведение оценки персонала;
— организация и проведение аттестации персонала;
— организация и проведение мероприятий по развитию и построению профессиональной карьеры персонала;
— организация обучения персонала;
— организация адаптации и стажировки персонала;
— организация оплаты труда персонала;
— разработка и реализация социальной политики в области персонала;
— разработка и реализация системы стратегического управления персоналом организации;
— организация труда и разработка мер по обеспечению безопасности труда.
В связи с тем, что все направления деятельности по управлению персоналом тесно взаимосвязаны между собой, функциональное наполнение каждого участка работы будет индивидуально для каждой организации и для каждого отдельного специалиста.
Работы, выполняемые в рамках одного направления конкретным структурным подразделением или специалистом, детально прописываются в локальных нормативных актах кадровой службы — положениях об отделах и должностных инструкциях работников.
Ведение кадрового делопроизводства и кадрового учета предполагает следующие виды работ:
— подготовку проектов локальных нормативных актов в сфере кадровой деятельности и деятельности по управлению персоналом;
— документирование трудовых отношений с работниками;
— ведение трудовых книжек;
— оформление и ведение регистрационных форм;
— ведение информационно-справочной работы по кадровой документации, включая формирование личных дел работников, оформление личных карточек работников;
— подготовку документации к передаче в архив, оформление номенклатуры дел структурного подразделения;
— ведение табельного учета, учета рабочего времени;
— подготовку справок и выписок из документов;
— обеспечение взаимодействия кадрового структурного подразделения с пенсионным фондом, органами социального страхования, службами занятости и т. д.
Работа по поиску, привлечению и отбору персонала включает в себя следующие действия:
— анализ рынка труда;
— формирование требований к кандидат у на вакантную должность;
— поиск персонала посредством рекрутинга, прямого поиска, хедхантинга;
— работу с кадровым резервом;
— взаимодействие с вузами, центрами занятости, кадровыми агентствами;
— размещение информации о вакансиях на различных ресурсах;
— реализацию методов аутсорсинга, лизинга, аутстаффинга персонала;
— анализ резюме соискателей, проведение собеседований, тестирование и отбор кандидатов, отвечающих требованиям вакансии.
Формирование кадрового резерва — это деятельность, включающая в себя следующие виды работ:
— расчет потребности в персонале, анализ факторов текучести персонала, составление прогнозов изменений в штатной и организационной структурах организации;
— разработку перечня должностей, подлежащих резервированию;
— формирование списков кандидатов на резервируемые должности;
— проведение тестирования, оценки, аттестации кандидатов на должности кадрового резерва;
— комплексное планирование карьеры персонала.
Деятельность по формированию резерва, как правило, ведется в комплексе с деятельностью по оценке персонала и его развитию. Оценка персонала включает разработку плана оценки персонала, проведение мероприятий по оценке персонала, включая аттестацию, тестирование квалификации сотрудников, личностных показателей и др.
Движение кадров подразумевает текучесть кадров, связанную как с объективными причинами обновления трудового коллектива, так и с продвижением работников по карьерной лестнице. Эта деятельность включает следующие составляющие:
— анализ текучести кадров, выработку и реализацию мер по ее коррекции;
— определение фактической и прогнозируемой потребности в персонале;
— планирование карьеры персонала;
— оптимизацию расстановки персонала;
— документальное оформление движения кадров.
Движение кадров напрямую связано с развитием персонала.
Участок работы, связанный с обучением и развитием персонала, включает следующий комплекс мер:
— определение потребности в обучении персонала;
— разработку планов профессиональной карьеры работников;
— организацию повышения квалификации, переподготовку руководителей и специалистов через обучение по различным программам;
— организацию производственной практики студентов;
— подготовку и разработку учебных планов и программ;
— привлечение сторонних обучающих центров и учебных заведений для обучения и сертификации работников в соответствии с требованиями профессиональных стандартов.
Повышение эффективности труда, совершенствование системы оплаты труда и реализация социальной политики осуществляются службой кадров посредством проведения следующих мероприятий:
— разработки, совершенствования и внедрения современных систем оплаты труда и премирования;
— формирования коллективного договора;
— организации работы по аттестации рабочих мест;
— совершенствования графиков работы организации, режима сменности;
— ведения и анализа статистики по трудовым показателям;
— социального страхования персонала;
— разработки форм социальной защиты персонала;
— организации фонда материальной помощи;
— взаимодействия с Пенсионным фондом Российской Федерации;
— осуществления медицинского и других видов страхования работников;
— выплаты ссуд и пособий;
— предоставления возможности прохождения санаторно-курортного лечения и т. д.
Должностной и численный составы службы кадров (службы управления персоналом)
Должностной и численный составы службы зависят от многих факторов, включающих масштаб организации, общее количество работников, текучесть кадров, объемы работы по управлению персоналом и документированию трудовых отношений.
Установить необходимое количество работников службы можно с помощью метода расчета явочной численности.
Формулы расчета явочной численности приведены в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по комплектованию и учету кадров (утв. Постановлением Министерства труда и социальных вопросов СССР от 14 ноября 1991 № 78).
Этот метод основан на вычислении общей трудоемкости всех видов нормируемых и ненормируемых работ, выполняемых структурным подразделением за год, и последующим делением этого показателя на полезный фонд рабочего времени одного работника за год.
Нормируемые работы — это те операции, для которых рассчитаны и установлены нормативы времени. Они приведены в указанном выше сборнике и исчисляются в человеко-часах.
Ненормируемые, соответственно, — это те операции, для которых установленных норм нет.
Для ненормируемых работ нормы могут быть рассчитаны самой организацией с помощью таких оргпроектных методов, как фотография и самофотография рабочего дня.
Фотография и самофотография представляют собой таблицы, в которые самим работником или наблюдающим вносятся следующие показатели: вид работы — начало — окончание — длительность (в часах) — объем или норма выработки.
Эти таблицы позволяют высчитать средний показатель трудоемкости каждого ненормируемого вида работ. Кроме того, они содержат объем выполняемых нормируемых работ, который необходим для расчета их годовой трудоемкости.
Годовая трудоемкость нормируемых работ определяется по формуле:
где Тн — годовая трудоемкость нормируемых работ, чел.-ч;
Нbphj — нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, чел.-ч;
V1 — объем конкретного вида работы, выполняемой за год;
i = 1, 2…, n — виды выполняемых работ.
То есть для каждого вида нормируемой работы рассчитывается годовая трудоемкость, а потом эти показатели суммируются.
Нормы времени в этой формуле рассчитываются с помощью коэффициента, учитывающего затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы в процентах от оперативного времени. По результатам анализа карт фотографий и самофотографий рабочего времени работников «К» принимается равным 8 % на выполнение единицы нормируемой работы:
где Нвp — нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, чел.-ч;
Tоп — норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику, чел.-ч.
Годовая трудоемкость ненормируемых работ, то есть не предусмотренных сборником определяется по формуле:
где Тнн — годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником, чел.-ч;
Нврмj — нормы времени на выполнение работ, не предусмотренных сборником и установленных на основе нормативов, рассчитанных самой организацией, чел.-ч;
Vj — годовой объем работ, не предусмотренный сборником;
j = 1, 2…, m — виды работ.
Так же как и для нормируемых работ, для каждого вида ненормируемой работы рассчитывается годовая трудоемкость, а потом эти показатели суммируются.
Общая годовая трудоемкость всех видов работ рассчитывается по формуле:
где То — общая трудоемкость работ.
Численность работников, необходимая для выполнения работ по комплектованию и учету кадров (Ч), исчисляется по формуле:
где Ч — численность работников, чел.;
Фп — полезный фонд рабочего времени одного работника за год в часах.
В сборнике указывается, что Фп принимается в среднем равным 1910 ч. Однако этот показатель может незначительно отличаться, так как зависит от количества рабочих дней в году.
Метод расчета явочной численности является трудоемким и может иметь некоторую погрешность, так как не всегда удается отследить весь объем работ кадрового структурного подразделения.
Альтернативой при расчете количества работников кадровых служб может быть применение нормативов предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти, утвержденных Постановлением Минтруда России от 5 июня 2002 г. № 39.
Несмотря на то, что этот правовой акт разработан для федеральных органов исполнительной власти, коммерческие организации могут применять его в качестве рекомендательного.
Должностной состав службы определяется руководством организации в соответствии с теми задачами, которые на нее возлагаются.
При наименовании должностей специалистов службы кадров работодатель может опираться на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, а также на Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом.
Обязательность применения этих нормативно-методических документов предусмотрена только для отдельных должностей и профессий, если с выполнением работ по ним связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, установленных в правовых актах РФ (ст. 57 ТК РФ).
В остальных случаях работодатель может сам выбирать наименование должностей. Вместе с тем нельзя забывать, что работа специалистов, как правило, регламентируется на локальном уровне должностными инструкциями, составлять которые необходимо, опираясь на типовые квалификационные характеристики и должностные обязанности, приведенные в квалификационном справочнике и профессиональных стандартах.
Руководители и специалисты кадровой службы
Должности работников в сфере кадровой деятельности и деятельности по управлению персоналом делятся на три категории — руководители, специалисты и другие служащие (технические исполнители).
В основном эти виды деятельности обеспечиваются руководителями и специалистами.
В соответствии с ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов) к категории «Руководители» относятся следующие должности:
— заведующий отделом (по управлению кадрами и трудовыми отношениями) (код 22046);
— начальник отдела (управления кадрами и трудовыми отношениями) (код 24696);
— менеджер по персоналу (код 2403).
К категории «Специалисты» относятся следующие должности:
— инженер по подготовке кадров (код 22675);
— инспектор по кадрам (код 22956);
— специалист по кадрам (код 26583);
— техник по труду (код 27072);
— экономист по труду (код 27755).
Должность табельщика (код 26904) относится к категории «Другие служащие».
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих содержит следующие квалификационные характеристики должностей руководителей и специалистов, связанных с деятельностью по кадровому обеспечению и управлению персоналом:
1) заместитель директора по управлению персоналом;
2) начальник отдела кадров;
3) начальник отдела подготовки кадров;
4) начальник отдела организации и оплаты труда;
5) начальник отдела социального развития;
6) менеджер по персоналу;
7) инженер по организации труда;
8) инженер по подготовке кадров;
9) инспектор по кадрам;
10) специалист по кадрам;
11) техник по труду;
12) экономист по труду.
Первые 6 должностей относятся к категории «Руководители», следующие должности — к категории «Специалисты».
Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом построен по принципу выделения обобщенных трудовых функций и формулировки возможных названий должностей для работников, выполняющих эти функции. Поэтому в стандарте нет деления на категории, однако есть отсылка к аналогичным должностям классификатора (ОКПДТР).
Стандарт содержит описание трудовых функций следующих руководителей и специалистов по кадрам и управлению персоналом:
— вице-президент по управлению персоналом;
— директор по персоналу;
— директор по управлению персоналом;
— заместитель генерального директора по управлению персоналом;
— руководитель структурного подразделения;
— начальник структурного подразделения;
— специалист по кадровому делопроизводству;
— специалист по документационному обеспечению работы с персоналом;
— специалист по документационному обеспечению персонала;
— специалист по подбору персонала;
— специалист по оценке и аттестации персонала;
— специалист по развитию и обучению персонала;
— специалист по развитию карьеры персонала;
— специалист по нормированию и оплате труда;
— специалист по организации и оплате труда;
— специалист по компенсациям и льготам;
— специалист по социальным программам;
— специалист по работе с представительными органами работников;
— специалист по корпоративной социальной политике.
Требования к кадровым специалистам, квалификационные характеристики кадровых специалистов
Требования к конкретным должностям кадровых специалистов закреплены на нескольких уровнях.
К первому уровню относятся государственные нормативно-методические документы, содержащие описание должностей. В разных правовых актах это описание содержит разную информацию.
Квалификационные характеристики должностей, приведенные в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, включают требования к должностным обязанностям, знаниям специалиста, к образованию и стажу работы.
Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом содержит более развернутую информацию. Для групп должностей, выполняющих различные виды деятельности по кадровому обеспечению и управлению персоналом в соответствии с функциональной картой, определяются уровень квалификации, требования к образованию и обучению, требования к опыту практической работы, основные трудовые функции и трудовые действия для каждой функции, а также знания и умения, необходимые для выполнения этих действий.
В соответствии со статьей 195.3 ТК РФ, если требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, установлены Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, применение Профстандарта в части указанных требований является для работодателей обязательным.
Если характеристики квалификации не закреплены указанными выше правовыми актами, то работодатель может их использовать в качестве методического пособия при разработке локальных нормативных актов, содержащих требования к должностям кадровых специалистов.
Локальный уровень — это второй уровень регламентации требований к кадровым специалистам.
Локальными нормативными правовыми актами, содержащими требования к должностям, являются должностные инструкции или должностные регламенты (в системе государственной службы).
Должностные инструкции могут включать как типовые должностные обязанности и квалификационные требования, взятые из профессионального стандарта и квалификационного справочника, так и требования, установленные самой организацией. Например, раздел должностной инструкции «Общие положения» может включать не только требования к образованию, опыту работы, но также требования к личным и деловым качествам работника.
Типовые должностные обязанности кадровых специалистов
Типовые должностные обязанности кадровых специалистов — это те обязанности, которые являются наиболее характерными для отдельных должностей кадровой службы.
Типовые должностные обязанности сформулированы в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, в типовых и примерных должностных инструкциях кадровых специалистов.
Типовые и примерные должностные инструкции разрабатываются на конкретные должности отрасли или для подведомственных организаций. Типовые инструкции являются обязательными для применения, примерные — рекомендательными.
Типовые должностные обязанности кадровых специалистов и специалистов по управлению персоналом также приведены в Профессиональном стандарте специалиста по управлению персоналом. В нем они называются «трудовые действия».
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов
Классификатор — это перечень наименований различных объектов, которые сгруппированы по определенным классификационным признакам. Каждому объекту присвоен уникальный код в соответствии с его признаками. Классификаторы позволяют ускорить и упростить работу по сбору, систематизации и обмену данными. В делопроизводстве коды из классификаторов используются для обозначения информации в унифицированных формах.
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) ОК 016–94 принят Постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367.
Во введении классификатора определено, что «объектами классификации в ОКПДТР являются профессии рабочих и должности служащих.
ОКПДТР состоит из двух разделов:
Первый раздел — профессии рабочих — включает профессии рабочих в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС), а также профессии рабочих, права и обязанности которых предусмотрены в уставах, специальных положениях и соответствующих постановлениях, регламентирующих состав профессий в отраслях экономики.
Второй раздел — должности служащих — разработан на основе Единой номенклатуры должностей служащих, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, действующих постановлений и других нормативных документов по вопросам оплаты труда с учетом наименований должностей, применяемых в экономике.
Наименования должностей государственных служащих приведены в соответствии с Указами Президента Российской Федерации „О государственных должностях Российской Федерации“ № 32 и „О реестре государственных должностей федеральных государственных служащих“ № 33 от 11 января 1995 г.».
Классификатор применяется для наименования должностей в штатном расписании. Обязательность применения классификатора в этом случае предусмотрена только для тех должностей и профессий, для которых выполнение работ по ним связано с предоставлением компенсаций и льгот либо наличием ограничений, установленных в правовых актах РФ (ст. 57 ТК РФ).
Также коды классификатора проставляются в унифицированной форме личной карточки работника Т-2.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда 21.08.1998 № 37) является частью Единого квалификационного справочника должностей руководителей специалистов и служащих и содержит общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях.
Справочник служит следующим целям:
— регулирует трудовые отношения между работником и работодателем;
— обеспечивает эффективность системы управления персоналом в организациях;
— определяет технологию работы на отдельных должностях;
— способствует рациональному разделению труда;
— служит одной из мер установления порядка на рабочих местах и общей дисциплины;
— является основой для разработки должностных инструкций для сотрудников организации.
Должности в справочнике сгруппированы в соответствии с категориями должностей: руководители, специалисты и технические исполнители.
Для каждой должности приводится квалификационная характеристика, в которой определяется трудовая функция работника и раскрывается ее содержание.
Квалификационные характеристики состоят из трех разделов:
— требования к квалификации.
Порядок применения справочника регламентирован нормативно-методическим документом, который называется «Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих», утвержденный Постановлением Минтруда 09.02.2004 № 9.
В данном документе даются некоторые разъяснения, например могут ли быть распределены названные в нем должностные обязанности между несколькими исполнителями или как определяется соответствие работника требованиям, зафиксированным в квалификационных характеристиках.
Статья 57 ТК РФ определяет, что «если в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов».
Таким образом, применение квалификационного справочника является обязательным только для отдельных категорий должностей, связанных с льготами и ограничениями, установленными на государственном уровне.
Также статья 57 ТК РФ уравнивает действие квалификационного справочника и профессиональных стандартов. В соответствии с этой статьей работодатель вправе самостоятельно решать, какой нормативно-методический документ следует использовать в своей практической деятельности.
Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом
Профессиональный стандарт — «характеристика квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности, в том числе выполнения определенной трудовой функции» (ст. 195.1 ТК РФ).
Понятие «профессиональный стандарт» напрямую связано с понятием «квалификация работника». Для достижения наибольшей эффективности труда любая профессиональная деятельность должна осуществляться работниками, обладающими достаточными для этого знаниями, умениями, опытом и профессиональными навыками. Все перечисленное входит в понятие «квалификация работника».
Типовые квалификационные требования к должностям определены в таких нормативно-методических документах, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих и профессиональных стандартах.
Квалификационный справочник утвержден в 1998 году. Несмотря на дополнения к нему, он недостаточно подробно отражает реалии современного рынка труда — называет не все должности, не учитывает актуальных требований к уровню образования для некоторых должностей. Кроме того, характеристики квалификации в нем изложены кратко, поэтому не всегда можно достаточно четко определить, соответствует ли работник установленной в нем квалификации.
Эти проблемы должны быть решены посредством создания системы профессиональных стандартов. В России работа по разработке профессиональных стандартов в различных отраслях профессиональной деятельности велась в течение последнего десятилетия. Реестр профессиональных стандартов, введенных в действие к этому моменту, размещен на сайте Министерства труда и социальной защиты РФ.
Стандарты применяются работодателями для определения кадровой политики, при организации обучения и аттестации работников, разработке должностных инструкций, тарификации работ, присвоении тарифных разрядов работникам и установлении систем оплаты труда с учетом особенностей организации.
Каждый стандарт разрабатывается на определенный вид профессиональной деятельности и включает описание квалификационных требований к группе должностей, обеспечивающих эту деятельность.
Для работников кадровых служб и служб управления персоналом разработан Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом, утвержденный Приказом министерства труда и социальной защиты РФ от 6 октября 2015 г. № 691н.
Все профессиональные стандарты имеют одинаковую структуру, утвержденную приказом Минтруда России от 12.04.2013 № 147н «Об утверждении Макета профессионального стандарта».
В стандарте дается подробная характеристика каждой обобщенной трудовой функции специалиста по управлению персоналом.
В документе называются следующие обобщенные трудовые функции:
— документационное обеспечение работы с персоналом;
— деятельность по обеспечению персоналом;
— деятельность по оценке и аттестации персонала;
— деятельность по развитию персонала;
— деятельность по организации труда и оплаты труда персонала;
— деятельность по организации корпоративной социальной политики;
— операционное управление персоналом и подразделением организации;
— стратегическое управление персоналом организации.
Для каждой обобщенной трудовой функции раскрывается набор трудовых функций, ее обеспечивающих. А каждая трудовая функция в свою очередь характеризуется набором трудовых действий, выполняемых работником. Для каждой трудовой функции приводится список знаний и умений, необходимых для ее реализации.
Кроме функционального наполнения каждой обобщенной трудовой функции, в стандарте также определяется, как могут называться должности специалистов, выполняющих эту деятельность, какие есть требования к образованию, обучению, опыту практической работы для этих должностей, как называются аналогичные должности в ОКЗ, ЕКС, ОКПДТР. Применение профессионального стандарта является условно-обязательным.
В соответствии со статьей 57 ТК РФ, если для какой-то профессиональной деятельности или должности законодательно закреплены льготы, ограничения или компенсации, то применение стандарта является обязательным для работодателей любой формы собственности.
Статья 195.3 ТК РФ определяет, «если настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, профессиональные стандарты в части указанных требований обязательны для применения работодателями».
Поясняется порядок применения профессиональных стандартов в Информации Министерства труда и социальной защиты РФ от 10 февраля 2016 г. «О применении профессиональных стандартов в сфере труда».
Обобщенные трудовые функции, трудовые функции, трудовые действия
Обобщенные трудовые функции, трудовые функции и трудовые действия — это составляющие квалификационных характеристик в определенных областях деятельности, прописанные в профессиональных стандартах.
Эти понятия закреплены в Методических рекомендациях по разработке профессиональных стандартов Минтруда РФ, утвержденных приказом Минтруда и социальной защиты Российской Федерации от 29 апреля 2013 г. № 170н.
В соответствии с методическими рекомендациями:
Обобщенная трудовая функция — это совокупность связанных между собой трудовых функций, сложившаяся в результате разделения труда в конкретном производственном или (бизнес) процессе.
Трудовая функция — система трудовых действий в рамках обобщенной трудовой функции.
Трудовое действие — процесс взаимодействия работника с предметом труда, при котором достигается определенная задача.
Обобщенные трудовые функции — это различные направления деятельности, осуществляемые в рамках одного вида профессиональной деятельности. Например, для специалиста по управлению персоналом эти направления могут включать работу по обеспечению организации персоналом, по развитию персонала, по оценке персонала, по организации оплаты труда и т. д.