Как передать авто сотруднику

Образец приказа о закреплении ТС за сотрудником

Приказ о закреплении автомобиля за сотрудником — это распоряжение руководства о возложении на работника ответственности за эксплуатацию и техническое состояние конкретного транспортного средства.

Обязателен ли документ

Кто и как оформляет приказ о закреплении ТС

Оформление доверяют любому работнику, имеющему представление о правилах работы с распорядительной документацией. Закон не регламентирует ни процедуру прикрепления, ни форму документа. Оформляют бумагу по общим правилам. Указывают:

Что касается оформления текста, есть нюансы. Под свою ответственность работник принимает транспортное средство по акту. В нем указывают техническое состояние авто и его содержание (опись) на момент приемки. Отсюда два варианта оформления документа:

И в том, и в другом случае обязательно указывают ответственное лицо за эксплуатацию транспортного средства и идентифицируют авто, чтобы было понятно, о какой машине идет речь. Поскольку оформление документа не регламентировано, допускается добавление и другой информации (о порядке передачи ТС другому лицу, порядке ведения журналов учета, сообщений о неисправностях и др.). Ниже приведены образцы, как это сделать.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, с кого взыскивать убытки по ДТП: с водителя или организации — собственника ТС. Используйте эти инструкции бесплатно.

Образец документа

Вот пример приказа о закреплении автомобилей за сотрудниками организации, когда акт оформляется отдельно:

А вот образец совмещения приказа и акта в одном документе:

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

456789, Россия, субъект РФ, просп. Замечательный, д.1

тел./факс (812) 545-2121; 493-0787

ИНН 1234567890; КПП 121001001; ОКПО 90100101; ОГРН 2323454567001

14.01.2021 Субъект РФ

О закреплении транспортного средства за водителями

В целях обеспечения безопасности дорожного движения, соблюдения охраны труда, техники безопасности, контроля за работой автотранспорта ООО «Ppt.ru»

Техническое состояние автомобиля, составленное начальником гаража Зубаревым И.Д. и механиком Андреев И.Ю., находится в следующем состоянии:

Водителям Сидорову А.Г., Иванову А.И., Карпову И.П. передается запасное колесо (R 15), комплект инструментов для ремонта (приложение №1), аптечка (приложение № 2).

Директор Петров /Петров П.П./

Начальник гаража Зубарев Зубарев И.Д.

Механик Андреев Андреев И.Ю.

Ознакомлен, автомобиль принял, с техсостоянием и укомплектованностью согласен:

Водитель Сидоров А.Г. Сидоров А.Г.

Срок хранения

Документ хранится в течение всего срока действия вместе с аналогичными документами. Потом передается в архив на 5 лет, после чего подлежит уничтожению.

Источник

Передача сотруднику лизингового автомобиля

Автомобиль, взятый в лизинг, передается в пользование сотруднику для служебных и личных целей. Как оформить передачу автомобиля и учесть затраты.

Организации целесообразно разработать Положение об использовании служебных автомобилей. В нем рекомендуется отразить следующие моменты: способ передачи сотруднику; закрепить методику распределения расходов на содержание и использование автомобиля в служебных и личных целях, а также распределить бремя оплаты этих расходов между организацией и сотрудником.

Утвердить перечень расходов, которые распределяются между организацией и за счёт собственных средств сотрудника. В состав расходов могут быть отнесены: расходы на ГСМ в рамках установленных организацией лимитов; расходы на техобслуживание; расходы на парковку.

Должны быть прописать расходы, которые не оплачиваются организацией: штрафы за нарушение ПДД; расходы, не подтвержденные установленными документами, расходы, понесенные в связи с использованием автомобиля в личных целях.

Расходы, которые не связаны с использованием автомобиля в служебных целях, осуществляются за счёт сотрудника, или компенсируются сотрудником. В противном случае, компании придётся удержать с соответствующих сумм НДФЛ и уплатить страховые взносы.

В Положении об использовании автомобиля закрепить регулярную отчётность по использованию автомобиля: путевые листы, отчет об использовании автомобиля в служебных целях; закрепить материальную ответственность сотрудника.

Передачу автомобиля, взятого в лизинг организацией, можно оформить приказом о закреплении автомобиля за сотрудником. В приказе отразить следующее: ответственного за использование автомобиля; производственные нужды организации при использовании автомобиля; сведения об автомобиле; использование, как в служебных, так и в личных целях; возложить на сотрудника обязанность по оформлению необходимых документов, связанных с содержанием и эксплуатацией закрепленного автомобиля.

Сотруднику выдается доверенность на управление автомобилем. Передачу автомобиля для исполнения трудовых обязанностей следует предусмотреть в трудовом договоре.

Следует также отметить, что в договоре лизинга не должно быть прописано исключительное условие использования передаваемого автомобиля только в производственных целях, а также не должен содержаться прямой запрет на использование автомобиля в личных целях.

Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях законом не установлен

В приложении к учётной политике, или в самостоятельном документе необходимо закрепить методику распределения расходов, связанных с использованием автомобиля, и их учёта в целях налогообложения прибыли, поскольку в отношении автомобиля, который частично используется в личных целях, учесть все затраты, связанные с его содержанием, при расчёте налога на прибыль нельзя.

В методике следует отразить, что такие расходы организация учитывает в целях налогообложения прибыли только тогда, когда они понесены в связи с использованием автомобиля в служебных целях.

Использование автомобиля в служебных целях подтверждается путевыми листами. Путевые листы будут служить основанием для учёта расходов в целях налога на прибыль организации. Если расходы на ГСМ при использовании автомобиля в личных целях, не будут компенсированы сотрудниками, со стоимости использованного ГСМ необходимо будет уплатить НДФЛ.

Общие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля (расходы на техосмотр, мойку и пр.), а также расходы на осуществление лизинговых платежей следует распределить между организацией и сотрудником пропорционально использованию автомобиля в служебных и личных целях.

В частности, пропорция может быть установлена в результате анализа пробега автомобиля в служебных и личных целях за определенный период, или, исходя из времени использования автомобиля в служебных или личных целях. В результате установленной пропорции организация определяет долю расходов, которая приходится на личное использование автомобиля и не учитывается в целях налогообложения прибыли.

При этом организации следует предусмотреть обязанность сотрудника компенсировать организации расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, применительно к использованию автомобиля в личных целях во избежание возникновения обязанности удержания НДФЛ и уплаты страховых взносов.

Обращаем внимание на следующее. По общему правилу, при безвозмездной передаче имущества (услуг) нужно начислить НДС (ст. 146 НК РФ). Зачастую налоговые органы рассматривают передачу служебного автомобиля, в том числе в личное пользование сотруднику, как безвозмездную реализацию услуг. Причем эта обязанность не связана с наличием договора о безвозмездном пользовании. В этом случае при передаче автомобиля сотруднику НДС исчисляется с рыночной стоимости услуги по предоставлению автомобиля в аренду (письма Минфина РФ от 01.02.2013 № 03-03-06/1/2069, от 17.01.2013 № 03-07-08/04, от 29.07.2011 № 03-07-11/204, определение ВАС РФ от 28.02.2014 № ВАС-1319/14).

В информационном письме суд квалифицирует право безвозмездного пользования вещью как имущественное право (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 22.11.2005 № 98). В силу буквального толкования безвозмездная передача имущественных прав объектом обложения НДС не является (абз.2 подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Такую позицию организации с высокой степенью вероятности придётся отстаивать в суде.

Источник

Как передать авто сотруднику

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Организация предоставляет безвозмездно работнику автомобиль для работы на период работы у данного работодателя.
Каким документом это необходимо оформить?

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Договор безвозмездного пользования;
— Энциклопедия решений. Стороны договора безвозмездного пользования;
— Энциклопедия решений. Передача вещи в безвозмездное пользование;
— Энциклопедия решений. Прекращение договора безвозмездного пользования.
— Примерная форма договора безвозмездного пользования автомобилем (разработана специалистами системы ГАРАНТ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Серков Аркадий

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2022. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник

Как организации учесть передачу собственного автомобиля в аренду своему сотруднику?

Л. М. Золина
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Вопрос

Организация имеет в собственности автомобили. Может ли она предоставлять их своим сотрудникам в аренду (директор и менеджер).

Если такая возможность имеется:

Ответ

Организация может передать автомобиль в аренду своему сотруднику, заключив с ним договор аренды.

Арендная плата учитывается у организации в доходах. Если сдача имущества в аренду не является основным видом деятельности, то в бухгалтерском учете арендная плата отражается как прочие доходы на счете 91.1. Для целей налогообложения при ОСН арендная плата учитывается на день предъявления счета на оплату. Дату оплаты устанавливают в договоре.

Амортизация автомобиля продолжает начисляться организацией в обычном порядке.

Если организация по условиям договора аренды будет заправлять автомобиль топливом, то расходы на ГСМ можно учесть, если стоимость ГСМ будут составной частью арендной платы.

В обычном порядке расходы на содержание автомобиля несет арендатор. Следовательно, арендатор будет заправлять автомобиль топливом. Путевые листы на переданный в аренду автомобиль организация не оформляет. Так как сотрудник организации, получив автомобиль в аренду, распоряжается им уже как физическое лицо, то медосмотр ему проходить не нужно. Механик также не проводит осмотр, поскольку автомобиль не участвует в деятельности организации.

Что касается ремонта, то эти условия также устанавливаются в договоре аренды.

Обоснование

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 Гражданского кодекса РФ).

Порядок, условия и сроки выплаты арендных платежей определяются договором аренды транспортного средства без экипажа, что следует из п. 1 ст. 614, ст. 625 ГК РФ.

Законодательство не предусматривает специальных ограничений по кругу лиц, с которыми можно заключать договор аренды транспортного средства.

Для сдачи в аренду автомобиля необходимо:

В любом случае рассматриваемый доход признается в сумме, предусмотренной договором аренды, на дату выполнения условий, установленных пп. «а», «б» и «в» п. 12 ПБУ 9/99.

В течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа арендатор обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта. Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. ст. 644, 646 ГК РФ).

Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства, обязанность страховать транспортное средство и (или) страховать ответственность за ущерб, который может быть причинен им или в связи с его эксплуатацией, возлагается на арендодателя в тех случаях, когда такое страхование является обязательным в силу закона или договора (ст. 637 ГК РФ).

Если расходы на ГСМ принимает на себя арендодатель, то эти расходы должны быть компенсированы арендатором по типу компенсации коммунальных услуг при аренде недвижимости. Стоимость ГСМ может быть составной частью арендной платы либо возмещаться арендатором отдельно по фактическому расходу.

Если стоимость ГСМ арендатор не возмещает, то учесть в расходах их нельзя, так как при безвозмездной передаче затраты не учитываются.

Л. М. Золина
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Источник

Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях

Очень часто организация не имеет собственного транспорта, но остро в нем нуждается. В этом случае организация видит как одним из выхода из ситуации использование транспортных средств сотрудников.

Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст. 357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель. при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.

В случае использования личного автомобиля в служебных целях законодательство предусматривает возможность заключить с сотрудником договор аренды с экипажем, договор аренды без экипажа или заключить соглашение о компенсации за использование автотранспорта.

Рассмотрим эти три способа.

Договор аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ)

При аренде автомобиля с экипажем расходы на ремонт автомобиля, как и обязательства по страхованию транспортного средства несет арендодатель. Однако расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, например приобретение ГСМ, оплачивает арендатор, т.е. организация.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, а вот страховыми взносами данная выплата не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Взносы на страхование от несчастных случаев организация может уплачивать, но только в том случае, если такая обязанность будет четко закреплена условиями договора аренды.

Договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ)

При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, страховыми взносами данные выплаты не облагаются.

При любой форме заключаемого договора необходимо указать в договоре данные из свидетельства о регистрации транспортного средства, а именно: марку автомобиля, год его выпуска, цвет, номер кузова, номер двигателя, гос. номер автомобиля, номер и серию свидетельства о регистрации транспортного средства. Также в договоре необходимо установить срок аренды, сумму и порядок оплаты арендной платы.

Бухгалтерия организации-арендатора должна будет отразить получение в аренду автомобиля на основании акта о приеме — передаче транспортного средства, отразив эту операцию на забалансовых счетах.

Дебет 001 — принят на забалансовый учет автомобиль, полученный по договору аренды.

При начислении сумм арендной платы за пользование автомобилем у сотрудника в бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:

Дебет 73 Кредит 68 — удержан НДФЛ.

Соглашение о компенсации (ст. 188 ТК РФ)

Размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях трудовым законодательством не предусмотрен, соответственно методику расчета компенсации организация устанавливает самостоятельно, либо установив фиксированную твердую цену ежемесячной оплаты, либо ежемесячно производя расчет компенсации в зависимости от интенсивности использования автомобиля.

Основанием для выплаты компенсации при использовании личного автотранспорта является приказ руководителя компании о выплате компенсации, предусматривающий размер такой компенсации.

Учет расходов в целях налогообложения для компании

Согласно п. 1 данного Постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения установлены в пределах 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно и 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.

Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН. В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.

Если же компания применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть компенсационные выплаты в целях налогообложения нельзя.

Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.

Бухгалтерские проводки при начислении компенсации сотруднику аналогичны начислениям по договорам аренды:

Путевой лист

Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов.

Подводя итог, можно сказать, что выбрать, как оформить использование личного транспорта сотрудника в служебных целях не такая уж дилемма, необходимо просто юридически грамотно документально составить договоры или соглашение, чтобы у проверяющих органов не возникло желания спорить с налогоплательщиком.

РАЗБОР ФСБУ 6/2020, 26/2020

Какие конкретные действия предпринять бухгалтеру, чтобы выполнить переход на новые ФСБУ правильно и своевременно? Какие проводки сделать в бухучете?

Только 31 января пошаговый разбор перехода на новые стандарты на трехчасовом вебинаре с Сергеем Верещагиным.

Источник