Конференц зал для чего
От привычных конференц-залов к пространству коворкингов
Поиск подходящей для мероприятия площадки — хорошо оборудованной, со стильным дизайном, эргономичной планировкой и оптимальной стоимостью может стать настоящей головной болью менеджера.
Наиболее популярными вариантами среди организаторов являются лофты, рестораны, гостиницы, а вот аренда зала в коворкинге приходит в голову не в первую очередь — и напрасно. Директор сети Workki в России Игорь Шулинин приводит ряд аргументов в пользу выбора коворкинга для самых разных типов мероприятий.
1. Различные варианты залов
Коворкинг — многофункциональное пространство, разделённое на несколько зон, среди которых можно выбрать идеальный вариант для каждого типа мероприятий. Например, для кинопоказов или лекций в наличии есть зал “Амфитеатр”, где сидения расположены полукругом, чтобы каждому было хорошо видно и слышно спикера. Залы open space подойдут для проведения хакатонов, конференц-залы — для мастер-классов и семинаров. Если встреча рассчитана на нескольких человек, забронируйте переговорную и вас никто не потревожит. Для проведения летних ивентов в Workki в вашем распоряжении будет веранда с уютными гамаками.
2. Выход на уникальную аудиторию
Резиденты коворкингов –– программисты, дизайнеры, начинающие предприниматели, представители малого бизнеса — охотно посещают открытые мероприятия, проводимые в рабочих пространствах. Наиболее актуальными для данной аудитории являются мастер-классы бизнес-тематики: по нетворкингу, искусству ведения переговоров, публичным выступлениям, маркетингу, продвижению в интернете и управлению личным временем. Проводя подобные мероприятия в коворкинге, вы можете рассчитывать на присутствие качественной и релевантной аудитории.
Ещё одним тематическим направлением, актуальным сейчас, в том числе для резидентов коворкингов, являются семинары по блокчейн-технологиям. Ключевое отличие таких ивентов от аналогов, проходящих на других площадках — наличие сформированного комьюнити, а также высокий уровень доверия к организаторам.
3. Всё необходимое уже есть
Вам не придётся беспокоиться об оформлении зала, освещении, проекторе и звуковой системе — к началу мероприятия всё будет настроено специально для вас. В коворкинге доступны услуги по печати, Wi-Fi, микрофоны, чай, кофе и вода для гостей.
Как правило, любое мероприятие состоит из официальной части — выступлений и презентаций спикеров; и неофициальной — неформального общения и фуршета. При этом многие площадки представляют собой один большой зал, где зоны для разных активностей никак не отделены друг от друга. В итоге спикеру приходится наблюдать жующих гостей, или же гости отвлекаются от содержимого выступления на вид и запах стоящих здесь же блюд. В коворкинге Workki есть несколько отдельных зон для организации питания — кафетерий, кухня и холл с мягкими диванами.
Если ваша встреча предусматривает разноплановые активности, то не нужно никуда бежать –– неформальное общение или соревнование по настольному теннису можно устроить прямо в коворкинге, сразу же после деловой части. Для этого достаточно просто переместиться в чиллаут-зону. Поэтому коворкинги выбирают в том числе для проведения корпоративных мероприятий.
4. Отличный дизайн
Коворкинги созданы так, чтобы в них было по-настоящему приятно находиться. Чёткие линии и геометрия в интерьере создают правильную атмосферу, но при этом настраивают на рабочий лад. Благодаря современному и стильному дизайну коворкинг нередко выбирают в качестве площадки для съёмок.
5. Вам всегда помогут
В коворкинге есть комьюнити-менеджер, а значит, вам не придётся никого делегировать для встречи гостей. Персонал займётся всеми организационными вопросами от настройки аппаратуры до анонсирования мероприятия в сообществе коворкинга, в то время как вы сможете спокойно сосредоточиться на содержательной части ивента.
Чтобы на собственном опыте оценить привлекательность пространства коворкинга Workki, достаточно заказать обратный звонок или записаться на персональную экскурсию на сайте компании.
Оснащение конференц-залов: что важно учесть
Если решение принято, то наверняка у вас есть свое видение будущего зала. Мы тоже хотим, чтобы у вас был современный, удобный и эстетичный конференц-зал, но по опыту многих лет знаем, что непродуманность деталей может привести в конечном счете к некомфортной работе.
Поэтому давайте посмотрим на зал глазами интегратора и попробуем обойти все подводные камни. Например, глядя на стол президиума, важно продумать, как будут проходить кабельные трассы, по которым проложены провода конференц-системы. Глядя на места участников заседаний, важно не упустить: видно ли им будет других участников и как дойдет до них отраженный от разных поверхностей звук.
Какой конференц-зал выбрать?
Круглый стол
Конференц-зал «круглый стол» в Пензенском государственном университете
Актовый зал
Актовый зал ГУ МВД по Нижегородской области
Многофункциональный конференц-зал
Система конференц-связи в центральном актовом зале Федерального космического агентства Российской федерации (Роскосмос)
Зал-трансформер
Зал-трансформер в Учебном центре Ford Motors
Как будет использоваться конференц-зал?
Почему это так важно
От ответа на эти вопросы зависят не только возможности участников, но и внешний вид зала. И это не только дополнительные кресла, но также кабель-каналы и различные архитектурные интерфейсы, которые обеспечивают подключение оборудования на местах. В противном случае кабели придется прокладывать в настенных коробах, что может испортить внешний вид зала.
Конференц-зал «Мулен Руж» в головном офисе компании «Яндекс»
Зал правления МТС-банка
Дополнительные полезные вопросы
Еще один важный вопрос, который нужно продумать до начала проектирования: «Насколько прочны стены для монтажа видеостены или потолок для крепления видеопроектора»?
Кроме того, при оснащении конференц-зала важно не забыть о параметрах силовой электросети зала, так как работа некоторых систем очень зависит от них.
В случае организации видеоконференцсвязи – нужно продумать, из какой части зала будет идти трансляция, и определить удаленность всех мест, которые будут задействованы в общении.
Системы конференц-зала
Система управления
Одна из самых важных систем зала – система управления. Можно сказать, что это мозг вашего конференц-зала, без которого зал не может быть «интеллектуальным» и современным. Именно с помощью системы управления все оборудование интегрируется в единый комплекс. Управлять системами зала вы можете посредством интерфейса, доступного по WiFi практически с любого мобильного устройства, как и со стационарного компьютера.
Важно продумать также, нужен ли в зале оператор. Или управлять залом будет председатель конференции? Удобный и интуитивно понятный интерфейс современных систем управления это позволяет. Но если оператор все-таки нужен, стоит решить – будет ли он находиться в зале, или в отдельной операторской комнате? А также продумать оснащение этой комнаты, ведь ему нужно будет слышать и видеть происходящее в зале.
Схема системы видеоотображения конференц-зала
Система отображения
Еще одна важная система — отображение. Размышляя о ЖК мониторах, видеостенах, экранах, важно учесть: не бывает больших или маленьких устройств отображения. Бывают устройства отображения, адекватные или не адекватные при данных параметрах помещения. Это значит, что подбирать экраны нужно исходя из того, будет их видно или нет.
Одно из традиционных решений такой проблемы — дублирование средств отображения. Можно разместить дополнительные панели на стенах или специальных стойках или установить мониторы на столах участников.
При выборе средств отображения для оснащения конференц-зала нужно также учесть, какая информация будет демонстрироваться, и для кого она предназначена. Будут это видеоролики или документы? Насколько хорошо должны быть видны детали для всех участников мероприятия? Например, для более четкого изображения стоит установить видеостену, а не проекционный экран, а также мониторы на столах участников.
Кроме того, нужно выбрать стандарт передачи графических данных, решить, будет ли использоваться аналоговый сигнал VGA или же все будет построено на цифровых – DVI и HDMI.
Система конференц-связи
Каждая конференц-система выполняет ряд функций (постановки выступающих в очередь, передача голоса), управление которыми осуществляется через пульт председателя. Управление громкостью осуществляется с пульта оператора. Но важно предусмотреть также, какие еще системы нужны для оснащения конференц-зала, помимо конференц-связи.
Система синхронного перевода
Например, с конференц-системой может быть интегрирована система синхронного перевода, которая активируется нажатием на пульт конференц-микрофона. Возможна и внешняя система синхронного перевода. Количество языковых каналов, которые могут транслироваться конференц-системами, достаточно велико. Главное, учесть, где будут находиться кабинки переводчиков. Или же переводчики будут находиться в зале? Сколько будет переводчиков? От ответов на эти вопросы также зависит внешний вид зала.
Многофункциональный конференц-зал в библиотеке Удмуртского государственного университета
Системы видеоконференцсвязи и технологического телевидения
В современных конференц-залах с конференц-системой обычно интегрированы также камеры технологического телевидения, которые автоматически наводятся на выступающего.
Эти же камеры могут служить и для видеоконференцсвязи, если она предусмотрена. Для того, чтобы получить нужное отображение зала, важно заранее подумать, где будут размещаться камеры и сколько их будет. Как правило, нужна камера для общего плана, и камеры, позволяющие транслировать более крупные планы.
Что нужно учесть при оснащении конференц-зала
Опубликовано Максим Пода
Проектирование конференц-зала — это сложный и кропотливый процесс, в котором основными ориентирами являются знания и опыт. Зачастую помещения, выделяемые под переговорные и конференц-залы сильно разнятся, как и требования заказчиков к оборудованию, поэтому универсального решения не существует. Так что каждый проект по оснащению конференц-зала уникален.
Рассмотрим основные этапы оборудования залов для проведения конференций, а также важные моменты и неочевидные тонкости.
Типы конференц-залов и посадки людей
Вариантов размещения участников и зрителей в конференц-залах великое множество, однако все они являются частными случаями пяти основных вариантов: класса, театра, круглого стола, переговоров и Т-образного размещения. Рассмотрим их подробнее:
Класс
Такое расположение подходит в случаях, когда необходима подача материала одним или несколькими ведущими средней группе слушателей — например, при проведении обучающих занятий, брифингов, лекций, тренингов или пресс-конференций.
Театр
Если во время выступления предполагается большое число слушателей, то такой способ размещения наиболее уместен. За счет отсутствия столов и другой мебели освободится дополнительное пространство, а стулья участников будут расположены друг за другом рядами, что позволит всем видеть и слышать выступающих.
Круглый стол
Наиболее подходящий вариант для проведения переговоров “на равных”. Акцент этого варианта размещения приходится именно на дискуссионную составляющую, т.к. участники находятся в фокусе внимания друг друга. Стол не обязательно должен быть круглым, он может быть составным — в форме квадрата или прямоугольника.
Переговоры
Данный вариант отлично зарекомендовал себя в переговорных комнатах крупнейших компаний всего мира. Он сочетает в себе удобство общения между участниками и работу с наглядными материалами. Длинный вытянутый стол позволяет разместить видеопанели по обе стороны стола или закрепить их на потолке, разделив переговорное пространство надвое.
Т-образное размещение
Этот способ размещения имеет схожесть с переговорами, однако в большей степени подходит для проведения рабочих совещаний и планерок. Руководитель находится во главе стола и возглавляет мозговой штурм, поочередно слушает отчеты подчиненных или вещает сам.
Вооружившись знаниями о вариантах размещения участников и слушателей, можно сделать первые выводы о типе конференц-зала, который вам подойдет. Как и говорилось ранее, смешанные стили также имеют место быть.
Что же нужно учесть при проектировании собственного зала?
Обстановка конференц-зала мебелью и оснащение техникой требует тщательного и точного планирования. Проект постройки конференц-зала следует разделить на этапы, в рамках которых будут производиться те или иные работы. Все это избавит вас от таких побочных задач, как укладка кабельных трасс поверх ламината или линолеума, монтаж видеопанелей на стену из гипсокартона и других, порой курьезных, проблем. В данной статье мы рассмотрим лишь основные виды работ и время, когда они должны выполняться.
Укладка кабельных трасс
После утверждения перечня оборудования и схемы его монтажа следует ознакомиться со спецификациями на используемые интерфейсы. Это даст понимание, какой длины кабели можно использовать и как их правильно разместить. Одни интерфейсы могут работать через специальные удлинители, а другие — только по специальным кабелям. Исходя из этого, можно оптимально распределить и подготовить строительными работами места под укладку кабелей.
Скрытые коммутации — это один из основных показателей качества интеграции оборудования. Отличным примером правильной интеграции AV-оборудования является проект Unitsolutions ФБУ «РОСТЕСТ-МОСКВА».
О камерах и видео
Расположение участников и мебели в помещении даст понимание, где расставить камеры и сколько их потребуется, чтобы получить лучшее изображение.
В больших конференц-залах, как правило, одна камера снимает общий план, а остальные — крупные планы выступающих делегатов. Если проявить немного фантазии и изобретательности, достаточно будет и одной PTZ-камеры. Самое главное при выборе места установки — проверять все возможные положения камеры и убедиться в отсутствии предметов закрывающих обзор, а также источников света, которые могут засветить кадр, и прочих помех.
Для лучшего понимания вариантов применения одной или нескольких камер ознакомьтесь со следующими проектами:
Что касается размещения телевизоров, видеостен или интерактивных панелей, тут все гораздо проще: участникам конференции должно быть удобно читать информацию с дисплея. В случае, если одного дисплея недостаточно из-за формы помещения или его габаритов, устанавливаются дублирующие дисплеи или видеостены большей диагонали. При монтаже не стоит забывать, что даже тонкие современные дисплеи имеют немалый вес, поэтому следует продумать о надежных способах их крепления.
Акустические “нюансы”
Звук в конференциях является основным носителем информации, и следует обязательно обеспечить его точную и чистую передачу.
В любом помещении присутствуют шумы: шелест бумаг, гул кондиционера и т.д. Они привычны и незаметны для человека, однако обычная акустическая аппаратура усиливает их наравне с голосом и даже громче. Помимо этого, существует множество различных акустических явлений, от которых следует избавиться — обратная связь (когда звук из колонок снова захватывается микрофоном), эффект эхо, разное расстояние выступающих до микрофона. Все эти проблемы можно устранить, применив специальную аппаратуру. Разрабатываемые для конференций устройства имеют механизмы подавления всех возможных помех:
Проект оборудования переговорной комнаты в ДЦ «Москва-Сити» по праву является одним из самых сложных в акустическом смысле.
Заключение
В статье перечислены лишь основные, базовые принципы построения конференц-залов, но помимо этого существует множество “подводных камней” — например, совместимость устройств. Самостоятельно оборудовать конференц-зал вполне реально, если вы изучите нюансы работы устройств, закажете оборудование и смонтируете его, однако такой подход не гарантирует приемлемый конечный результат и влечет за собой большие затраты времени.
Команда Unitsolutions осуществит подбор оборудования, удовлетворяющего предъявляемым требованиям, а также произведет монтаж и наладку всей системы в кратчайшие сроки.
Конференц залы как важный элемент повышения эффективности управленческих решений в организациях любого размера и уровня
Конференц-залы и их роль 
В советские времена существовал термин «актовый зал», и все хорошо знают и помнят, что это за помещение и какие функции оно выполняло. Примечательно, что такие помещения востребованы и в современном мире. Правда, название «актовый зал» безнадёжно устарело, и теперь оно используется для обозначения места, где можно провести школьное или институтское собрание. Серьёзным компаниям нужна не менее серьёзная информационная площадка, и называть её актовым залом как-то не солидно. Да и не нужно использовать советские словосочетания, от которых так и веет пионерскими галстуками, комсомольскими значками и партсобраниями, тем более что в русском языке появились новые словосочетания: «конгресс-холл», «коворкинг-центр», «конференц-зал».
А нужен ли конференц-зал компании?
Современные конференц-залы, оборудование в которых должно соответствовать своему времени, предназначены для проведения, как внутрикорпоративных, так и более масштабных мероприятий, далеко выходящих за рамки одной компании. К примеру, это могут быть: семинары, совещания, презентации, интерактивное общение с партнёрами по бизнесу (видеомосты), брифинги, пресс-конференции. Как правило, конференц-залы располагаются в бизнес-центрах, и являются неотъемлемым атрибутом успешной компании.
И если одни прямо горят желанием купить конференц-зал и обустроить его по собственному усмотрению, то другие предпочитают аренду. Неважно, какой способ изберёт руководство, а важно то, что конференц-залы можно смело назвать отличным маркетинговым инструментом, позволяющим организовывать бизнес-процессы и управлять ими, а также воздействовать на потенциальных клиентов и партнёров по бизнесу. И для этого одного ораторского искусства «спикера» мало, поскольку техническое оснащение (зал ведь должен иметь не только трибуну с микрофоном), порой, играет решающую роль.
«Зеркало успеха» компании
Этого несколько «высокопарного» словосочетания вполне заслуживают современные конференц-залы, оснащение которых имеет немаловажное значение. Информационная площадка должна быть удобной во всех отношениях, и каждый человек, участвующий в брифинге или просто присутствующий на семинаре, не должен испытывать ни малейшего дискомфорта. Визуальный комфорт имеет огромное значение, и добиться его можно только за счёт привлечения к работе высококлассных дизайнеров, работающих вместе с архитекторами. Правильный выбор отделочных материалов крайне важен, так как если этим пренебречь, то излишняя звукопроницаемость, зашумленность, неразборчивость речи и другие «недостойные явления» не позволят донести информацию так, как хотелось бы. Разумеется, оборудование для конференц-зала просто обязано быть качественным и заслуживающим доверия.
В идеале, чтобы избежать возникновения непредвиденных ситуаций и негативных факторов, необходимо, чтобы специалисты, занятые в сфере акустических технологий, тесно взаимодействовали с архитекторами и дизайнерами, поскольку такой термин, как «акустика помещения» ещё никто не отменял. Чтобы создать идеальный конференц-зал, проект его должен предусматривать использование акустических панелей, обладающих определёнными свойствами (звукоотражение, звукоизоляция, звукопоглощение). Разумеется, функциональные системы информационной площадки необходимо выбирать в соответствии с конкретными условиями. Оснащение конференц-зала подразумевает наличие подходящей по всем критериям мебели и спецоборудования.
Перечень основного конференц-оборудования
Состав технических средств для передачи и воспроизведения информации зависит от того, какие мероприятия будут проводиться на информационной площадке. Здесь нет единого стандарта, и конференц-оборудование подбирается с учётом потребностей, и в этот перечень может входить:
Система видеоконференцсвязь. Обеспечивает аудиовизуальное общение сразу нескольким собеседникам в режиме онлайн. Видеоконференцсвязь – это отличный способ наладить коммуникативные связи между людьми, находящимся на значительном удалении друг от друга. Производители таких систем предлагают усовершенствованные модели, в состав которых входит: встроенный кодек, микрофон и «самонаводящаяся» видеокамера.
Экраны для конференц-залов. Подобный вид конференц-оборудования в узких кругах принято называть «видеостенами», предназначенными для «донесения» видеоинформации. В роли «поставщика картинки» могут выступить всевозможные видеопроигрыватели, ПК и ноутбуки, видеокамеры и другие устройства, способные воспроизводить изображение. В роли экрана может выступить «плазма», а также другие устройства.
Подсистема коммутации. Теперь она тоже может входить в комплекс акустического оборудования информационной площадки, и функции подсистемы коммутации сводятся не только к переключению источников звука, но и к звукообработке.
Проекционная система. В её состав может входить пара приспособлений: проектор и экран. Это достаточно распространённый элемент конференц-зала, оснащённый целым рядом дополнительных функций.
Конференц-система. Это конференц-оборудование, в состав которого входит множество элементов, и нередко оно обозначается другим термином – конгресс-система. При желании, можно оснастить конференц-систему дополнительным функционалом, чтобы она могла регистрировать участников мероприятия, вести подсчёт голосов при голосовании. А оборудование для синхронного перевода – это есть не что иное, как составной элемент конгресс-системы. Кстати, благодаря конференц-системе, в диспуте смогут принимать участие сразу несколько человек.
Конференц-связь. Даёт возможность для общения сразу нескольким людям. При желании, можно организовать как аудио-, так и видеоконференцию, благодаря чему собеседники смогут друг друга видеть. Такой «визуальный полилог» очень уместен при проведении многосторонних рабочих совещаний, презентаций, вебинаров, пресс-конференций и пр.
Конференц-микрофон. Это настоящий помощник, без которого невозможно проведение бизнес-мероприятий. Разумеется, в большинстве случаев такое приспособление используется «во множественном числе», и очень часто предпочтение отдаётся радиомикрофонам различных моделей, что и понятно: никто не хочет путаться в проводах. Существует невероятное количество разновидностей конференц-микрофонов, и одной из них является спикерфон – устройство, в состав которого может входить несколько динамиков и микрофонов.
Многофункциональный конференц-зал
Нередко один конференц-зал решает сразу несколько задач. Например, он может служить не только залом для совещаний и презентаций, но и взять на себя функцию помещения, где можно устроить банкет, провести круглый стол, устроить корпоративную вечеринку или использовать в качестве кинотеатра. То есть, конференц-зал можно обустроить так, чтобы он выполнял сразу несколько функций, и это будет лучшим решением из всех возможных. Но как обеспечить конференц-залу подобную трансформацию? Это можно сделать путём перестановки мебели и тщательного подбора разнородного оборудования, которое обязательно должно быть современным, поскольку его возможности по-настоящему безграничны.