Контроль пдз что это
Как работать с «дебиторкой» системно – 2 схемы
Большинство менеджеров знают, какие именно инструменты для работы с
дебиторской задолженностью нужно использовать. Но часто применяют их
нерегулярно и несистемно, без создания необходимой базы данных. В результате
это значительно снижает эффект работы с контрагентами, которые просрочили
выплаты за товары или услуги.
Общая последовательность действий
Для начала определим цели (желательно в денежном или процентном выражении)
работы с дебиторской задолженностью (ДЗ). Затем пропишем этапы ее организации.
Как правило, их 4:
— до того как ДЗ образовалась;
— во время ее образования;
— до стадии, когда задолженность стала проблемной;
— после того, как проблемная ДЗ стала накапливаться.
Для всех этапов этой работы необходимо:
— разработать алгоритм действий;
— регламентировать эти процессы в удобной и понятной форме;
— определить показатели для контроля процесса работы с ДЗ.
Затем надо довести регламенты до сотрудников, организовать их обучение, внести
необходимые изменения в систему мотивации с учетом новой схемы работы с ДЗ.
После этих процедур, начинается непосредственно работа по разработанному
регламенту:
1) установление плановых значений показателей с учетом целей, определенных на
первом этапе;
2) измерение и контроль показателей;
3) корректировка хода процесса;
4) изменение процесса работы.
Итак, вы установили цель процесса работы с ДЗ. Например, «Недопущение
образования проблемной ДЗ в размере большем чем ХХ% от общей суммы ДЗ».
Подразумевается, что при соблюдении правил в части порядка предоставления
торгового кредита, сроков предоставления, размеров торгового кредита и т.д.
коммерческие риски компании сведены к минимуму, а все возможные отклонения
отрабатываются участниками процесса. В результате проблемной становится
минимальная часть от общей суммы ДЗ.
Основными оценочными показателями процесса будут:
— доля проблемной ДЗ;
— количество случаев нарушения правил работы с ДЗ (отклонения от
установленного процесса).
Конечно, для контроля и оценки, а также мотивации персонала, можно
использовать и другие показатели, которые уже зависят от конкретного алгоритма
процесса.
В реальной ситуации некоторые части предложенной ниже схемы процессов работы с
ДЗ могут являться частью других процессов, например, – заключения договора с
клиентом или процесса отгрузки продукции.
Общее описание процесса «Управлять ДЗ»
Сокращения на схеме:
ДЗ – дебиторская задолженность.
НПДЗ – непросроченная дебиторская задолженность.
ПДЗ – просроченная дебиторская задолженность.
ДС – денежные средства.
Некоторые элементы и документы, использованные на схеме:
Задачами процесса являются:
1. управление ДЗ;
2. недопущение образования просроченной и невозвратной ДЗ;
3. формирование правил предоставления товарного кредита;
4. возврат просроченной ДЗ;
5. разработка мер по повышению качества работы с ДЗ и снижению финансовых
рисков к минимуму.
Процесс состоит из семи подпроцессов. Они связаны между собой через входы и
выходы, а также «взаимодействуют» с другими процессами компании.
Каждый такой подпроцесс требует декомпозиции, то есть определения конкретного
механизма его реализации с указанием периодичности или инициирующих событий,
правил выполнения, описания используемых методик (например, правила расчета
кредитного рейтинга, определения максимальной суммы торгового кредита, размер
скидки за досрочное погашение ДЗ и т.д.), владельцев и участников процессов и
проч.
Перейдем к краткому рассмотрению каждого подпроцесса на схеме:
«Формировать условия сделки». Изменяются или разрабатываются условия работы с
конкретным клиентом. Условия формируются с учетом общих правил работы,
кредитного рейтинга, указаний по конкретному клиенту и т.д. Подпроцесс
запускается в момент заключения, продления или изменения договора с клиентом.
«Выполнять условия сделки». Общий контроль работы с клиентом. В случае
несоблюдения условий сделки с клиентом блокируются процессы отгрузки и
выставления счетов данному клиенту (то есть отправляются указания в
соответствующие процессы), предоставляется отчет в подпроцесс контроля для
выработки предложений по изменению условий работы с клиентом.
Процесс осуществляется непрерывно, часто в автоматическом режиме, если это
позволяет используемое программное обеспечение. Например, ежедневно обновляется
(автоматически или вручную) информация о неиспользованном товарном кредите,
исходя из максимального размера этого кредита, отгрузок клиенту и поступивших
от него денежных средств, соответственно, также блокируются и отгрузки клиенту
в случае нарушения правил предоставления торгового кредита.
«Работать с НПДЗ». Ряд операций (звонки и напоминания, предоставление льгот за
своевременное погашение ДЗ и т.д.) по недопущению перехода ДЗ в разряд
просроченной. В случае, если этого избежать не удалось, подготавливается отчет
и инициируется следующий подпроцесс «Работать с ПДЗ». Подпроцесс осуществляется
постоянно, например, каждым специалистом по продажам ежедневно. Для
осуществления данного подпроцесса, а также последующих и контроля их выполнения
можно использоваться соответствующий электронный «журнал».
«Работать с ПДЗ». Ряд операций по возврату ДЗ в кратчайшие сроки и недопущению
перехода процесса в исковую стадию. В случае, если этого избежать не удалось,
готовиться отчет и пакет первичной документации, инициируется следующий
подпроцесс «Осуществлять исковую деятельность». Подпроцесс осуществляется
постоянно, например, каждым специалистом по продажам ежедневно.
«Осуществлять исковую деятельность». Судебная деятельность, направленная на
возврат ДЗ. В случае, если взыскать ДЗ через суд не удалось, подготавливается
необходимая информация и инициируется следующий подпроцесс «Работать с
невозвратной ДЗ». Процесс осуществляется по факту необходимости обращения в суд
и далее в соответствии с установленными правилами.
«Работать с невозвратной ДЗ». Принятие решения о списание невозвратной ДЗ,
возможной компенсации убытков, изменении правил работы с ДЗ, информирования
клиентов и работников копании и т.д. Процесс осуществляется по мере
необходимости.
Управляющий подпроцесс «Контролировать работу с ДЗ». В рамках данного
подпроцесса осуществляется контроль за выполнением других подпроцессов,
принимаются корректирующие меры, а также разрабатываются правила предоставления
товарного кредита, ведется кредитный рейтинг, разрабатываются внутренние и
внешние планы мероприятий по повышению качества работы с ДЗ, а также указания
по изменению работы с конкретным клиентом. Подпроцесс осуществляется как
непрерывно, так и по факту предоставления отчетов и наступления неблагоприятных
событий.
Напомним, что каждый подпроцесс требует отдельной регламентации порядка,
сроков и условия выполнения. Например, подпроцесс «Работать с НПДЗ» может
выглядеть так:
Работа с непросроченной дебиторской задолженностью
ДС на схеме означает «денежные средства».
Также требуют регламентации и входы/выходы подпроцессов, то есть необходимо
описание документов и баз данных, используемых в работе.
Два основных показателя для всего процесса были определены:
1. «Доля проблемной ДЗ»;
2. «Количество случаев нарушения правил работы с ДЗ».
Если требуется, необходимо также определить показатели для каждого
подпроцесса. Например, для подпроцесса «Выполнять условия сделки» никаких
дополнительных показателей, кроме оценки случаев отклонения от процесса
(превышение торгового кредита и отпуск товара при наличии блокировки), может и
не требоваться. А вот для подпроцесса «Осуществлять исковую деятельность»
показателем может быть сумма возвращенных по суду денежных средств и взысканной
пени.
Выполнение регламента и его автоматизация, улучшение процесса
Многие современные CRM-системы и системы управления предприятием содержат
встроенные модули для поддержки процесса работы с ДЗ, но при необходимости вы
вполне можете создать их самостоятельно средствами MS Office.
Например, в процессе работы с ДЗ и для формирования отчетов о такой работе
может использоваться постоянно обновляемая электронная таблица (база данных) с
полями:
— наименование клиента;
— номер договора;
— номер накладной и дата отгрузки товара (то есть учет ведется по отгрузкам, а
не просто по клиенту);
— сумма отгрузки;
— сумма погашения ДЗ;
— плановая дата погашения ДЗ;
— результат обзвона до образования ПДЗ;
— плановая дата превентивного звонка и факса (e-mail) клиенту;
— фактическая дата превентивного звонка и факса (e-mail) клиенту;
— результата превентивного звонка и факса (e-mail) клиенту;
— плановая дата выставления требования;
— фактическая дата выставления требования;
— плановая дата отправки письма-уведомления;
— фактическая дата отправки письма-уведомления;
— плановая дата начала подготовки иска;
— дата отправки предисковой претензии.
Таким образом, первая часть таблицы содержит информацию об отгрузке и оплате
товара, а вторая – информацию о действиях ответственных работников по
проработке ДЗ, сроках и результате этих действий. Важно, чтобы правила
заполнения журнала были прописаны в регламентах процессов.
Если вернуться к показателям оценки процесса, то с помощью таблицы можно
отслеживать факты нарушения правил работы с ДЗ (отклонения от процесса). Такой
«журнал», при условии его полноценного и адекватного заполнения, может стать
источником большого количества разнообразной информации не только о конкретных
действиях по работе с «дебиторкой», но и для оценки персонала, клиентов и
конкретных методов работы.
Например, можно оценить после каких «воздействий» на клиента чаще всего
происходит перечисление денежных средств, а какие «воздействия» – бесполезны.
Исходя из подобных оценок, а также информации о значениях показателей,
получаемых из других источников (например, учетной системы предприятия), можно
принимать решения об изменении регламентов, правил предоставления товарного
кредита и т.д. А после внесения изменений оценивать их эффективность.
Таким образом нужно действовать постоянно, непрерывно улучшая процессы.
Дебиторская задолженность. Грамотный контроль, планирование и управление
Оборотной стороной роста объема продаж практически всегда является увеличение дебиторской задолженности. В современной посткризисной ситуации увеличение производства, сбыта уже не являeтся ключевым фактором развития компании. Основным показателем стабильности становится грамотный контроль, планирование и управление дебиторской задолженностью.
На этапе принятия решения о предоставлении кредита покупателю первоочередное значение имеют:
Вначале анализируются уровень и динамика задолженности в предшествующем периоде с помощью формулы:
где Кдз – коэффициент, показывающий уровень вовлеченности оборотных средств в дебиторскую задолженность;
З – сумма задолженности;
А – общая сумма оборотных средств.
Важным показателем качества дебиторской задолженности является скорость обращения оборотных средств, вложенных в ДЗ, которая рассчитывается по следующей формуле:
где КО – количество оборотов ДЗ в рассматриваемом периоде;
ОР – сумма оборота в рассматриваемом периоде;
З – сумма задолженности в рассматриваемом периоде.
После этого определяется уровень безнадежной задолженности по формуле:
где Кпр – коэффициент, выражающий уровень просроченной задолженности;
Зпр – задолженность, не оплаченная в рамках договора в рассматриваемом периоде;
З – сумма задолженности в рассматриваемом периоде.
Затем определяется коэффициент эффективности вложения оборотных средств в дебиторскую задолженность:
где Эдз – коэффициент эффективности вложенных средств в дебиторскую задолженность;
Пдз – прибыль, полученная благодаря реализации на договорных условиях;
Здз – затраты, связанные с осуществлением кредитования (проверка, работа с должниками и пр.);
Пдз – сумма финансовых потерь от невозврата долгов.
Далее определяем необходимую сумму оборотных средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность, используя формулу:
Сдз = Ор + Кс х (Пдн + Ппр),
где Сдз – сумма средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность;
Ор – запланированный объем сбыта в кредит;
Кс – соотношение себестоимости и цены продукции;
Пдн – средневзвешенный показатель количества дней, на которые товар отгружается в долг;
Пдр – период просрочки платежей, дней.
Когда компания не может инвестировать необходимые средства в дебиторскую задолженность, необходимо произвести корректировку планируемой выручки и прибыли, получаемых от реализации в долг.
Одним из новых методов управления задолженностью является рефинансирование дебиторской задолженности, основными формами которой являются факторинг, форфейтинг, вексельный учет.
Особый интерес для компании представляет факторинг как инструмент, покрывающий значительное количество рисков поставщика. К тому же увеличивается срок оборачиваемости капитала, за сравнительно небольшой процент компания оптимизирует структуру финансов, не несет дополнительных расходов по работе с проблемными заказчиками.
Одним из ключевых условий предоставления кредита является определение срока действия договора. Благодаря увеличению срока действия договора растут объем реализации и выручка, однако вырастает количество средств, которые необходимо инвестировать в дебиторскую задолженность, и увеличивается финансовый цикл компании. Устанавливая лимит кредитного договора, необходимо учитывать все изложенные моменты.
Определяя для себя важность каждого из факторов, взвешивая все потенциальные риски, компания выстраивает свою кредитную политику, которая и определяет кредитный лимит для каждого отдельно взятого периода.
В сочетании со сроком, на который предоставляется кредит, особое значение имеет его стоимость. Определяется системой ценовых скидок при немедленных расчетах за поставку продукции. Исходя из этих показателей, рассчитывается норма процентной ставки за предоставленный кредит:
где Пг – норма процентной ставки на предоставляемый кредит;
Цс – скидка при немедленной оплате без отсрочки;
Сп – срок действия кредитного договора.
Особенностью установления названной нормы является ее привязка к процентной ставке по банковскому кредиту. В любых ситуациях она должна быть ниже, чем в финансовых организациях. В противном случае контрагенту выгоднее брать кредит в банке и рассчитываться за поставку на условиях предоплаты.
Основываясь на опыте работы отечественных компаний, можно составить некий алгоритм, показывающий степень ответственности каждого сотрудника в процессе управления дебиторской задолженностью. Как правило, коммерческое подразделение компании (отдел сбыта) курирует вопросы продаж и поступления денежных средств, финансовая служба отвечает за информационную и аналитическую работу. Юридическая служба несет ответственность за безупречное состояние документооборота по проблемным отгрузкам (необходимое условие в случае судебного разбирательства). Если задолженность становится проблемной, то к работе подключается служба безопасности компании.
Кроме того, важно, чтобы функции исполнителей при работе с клиентом не дублировались. В противном случае возникает несогласованность действий между отделами, приводящая к снижению эффективности деятельности. Поэтому необходимо не только четко распределять функции между подразделениями, но и ясно описать их действия на всех этапах работы с проблемным клиентом (см. таблицу).
Распределение функций исполнителей при работе с клиентами
Этап управления дебиторской задолженностью
Действия подразделений по управлению дебиторской задолженностью
Неменьшую ответственность несет финансовый отдел компании, в обязанности которого входит проведение безошибочного анализа состояния общей дебиторской задолженности в целом по компании. Системные ошибки, которые могут быть допущены при этом, не менее опасны для деятельности компании, чем возникновение безнадежной задолженности из-за сбора неверной информации о потенциальных клиентах.
Учет и своевременный анализ состояния дебиторской задолженности в настоящее время невозможны без использования специальных компьютерных программ и автоматизации учета денежных поступлений. Связано это с ростом объемов отгрузок, количества выписываемых счетов и договоров на отсрочку платежа. При этом возможно делать анализ не только по контрагентам и периодам, но и выявлять, по каким именно товарным группам, в каком ценовом сегменте наиболее часто возникают безнадежная и проблемная задолженности. Это в свою очередь позволяет более точно оценивать риски при принятии решения о подписании договора с тем или иным покупателем.
В заключение добавим, что в процессе управления дебиторской задолженностью большое значение имеют профессионализм и высокая степень мотивации персонала, вовлеченного в этот процесс. Оформление всех необходимых документов, подтверждающих факт отгрузки, возложение на контрагента обязательств должны быть выполнены точно в установленные сроки и надлежащим образом. Практика знает немало примеров, когда должник в ходе судебного разбирательства освобождался от платежей из-за того, что истец не представил все необходимые, правильно оформленные документы, подтверждающие факт отгрузки и предоставление кредита.
ВНИМАНИЕ!
15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Как контролировать дебиторскую задолженность: методы и инструменты
Дебиторская задолженность представляет собой сумму долгов, причитающихся предприятию со стороны юридических и физических лиц, которые являются его должниками. По сути, она является активом предприятия, поэтому очень важно держать ее под контролем. В противном случае компания неизбежно столкнется с постоянным и неуправляемым ростом задолженности.
Дебиторская задолженность классифицируется:
В зависимости от масштабов деятельности компании могут устанавливать свои собственные классификации дебиторской задолженности.
Как не допустить появления сомнительных и безнадежных долгов
Существует несколько способов предотвращения появления плохих долгов или их минимизации.
1. Предоплата
Если есть риск возникновения проблем с покупателем, лучше заключить с ним договор на условиях предоплаты. Причем предоплата в этом случае должна быть 100 %. Тогда у вас, как у поставщика, не возникнет проблем с долгами.
2. Обеспечение в виде залога, поручительства, банковской гарантии
3. Встречная задолженность (кредиторская)
Когда есть встречная задолженность, можно относительно спокойно отгружать продукцию без предоплаты, без обеспечения и прочих подстраховочных вариантов. Если есть кредиторская задолженность и возникает дебиторская задолженность, всегда возможно перекрыть их путем взаимозачета.
4. Аккредитив
Это довольно экзотический вариант, хотя и незаслуженно забытый. Аккредитив — одна из форм безналичных расчетов, смысл которой заключается в следующем: когда обе стороны договора (допустим, на осуществление поставок) не доверяют друг другу (то есть поставщик не доверяет покупателю, так как боится, что он его не оплатит, а покупатель боится делать предоплату, потому что не уверен, что поставщик отгрузит товар), проблему может решить третья независимая сторона в лице банка (банк-эмитент).
В этом случае банк открывает аккредитив: часть денежных средств расчетного счета покупателя переводятся на специальный счет в этом банке, и покупатель в течение определенного срока не имеет права распоряжаться этими деньгами. Затем банк сообщает поставщику о том, что деньги для него «зарезервированы» на отдельном счете и эти деньги ему будут перечислены, как только он представит документы, подтверждающие отгрузку.
К сожалению, эта услуга не пользуется особой популярностью. Вероятно, потому, что она недешевая. Но с точки зрения финансовой и гражданско-правовой это хороший вариант для предотвращения накопления долгов.
6 методов внутреннего контроля дебиторской задолженности
Сразу нужно сказать, что универсальных методов контроля дебиторской задолженности не существует. Все очень специфично, и многое зависит от деятельности предприятия, его масштаба, сумм, которые проходят, клиентов, рынка, на котором предприятие работает. Приходится учитывать слишком много факторов. Тем не менее можно ориентироваться на несколько важных критериев.
1. Плановый уровень дебиторской задолженности
Максимально допустимый размер дебиторской задолженности определяется расчетным путем. Он выражается в абсолютных величинах и / или в процентах по отношению к выручке.
Речь идет о сумме долгов, которую предприятие может себе позволить без серьезного ущерба для финансово-хозяйственной деятельности. Размер этот лучше устанавливать в твердой сумме, то есть в рублях. Дополнительно можно установить и в проценте от выручки.
2. Условия предоставления отсрочки платежа (кредита) клиентам
У компании может быть принят какой-то конкретный срок — 15 или 30 дней, например. Но один срок не может быть универсальным для всех, с кем она работает.
Если речь идет о ключевом или постоянном клиенте, то для него срок может быть длиннее. Ведь он, как правило, делает большие заказы и регулярно выполняет свои обязательства.
Если появляется новый клиент, в котором компания пока еще не уверена, то срок имеет смысл пересмотреть в сторону уменьшения. Проблемному клиенту срок нужно устанавливать либо минимальный, либо вообще настаивать на предоплате.
3. Мотивация сотрудников
Желательно разработать систему, при которой заработная плата сотрудника будет зависеть от срока дебиторской задолженности.
4. Процедура предоставления отсрочки платежа клиентам
Большую роль в принятии решения о предоставлении клиенту кредита играет собранная о нем информация.
Можно начать с анализа информации из открытых источников и той информации, которая запрашивается у покупателей. Как давно они работают на рынке? С кем из их контрагентов можно связаться, чтобы получить отзывы? Насколько аккуратно они рассчитываются? Много ценной для анализа информации можно извлечь из сайта компании.
Лучше всего лично посетить офис покупателя. Это позволит сформировать представление о том, насколько рискованно будет работать с ним.
5. Определение параметров оценки предоставленной клиентом информации
В данном случае важно учитывать наличие имущества, за счет которого возможно погашение задолженности, размер и динамику кредиторской задолженности, потенциальные финансовые трудности и проблемы с платежеспособностью.
6. Распределение ответственности за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами
Все зависит от масштабов предприятия, но даже на малом предприятии имеет смысл определить, кто и за что отвечает в работе с дебиторской задолженностью, как распределяется ответственность.
С точки зрения логики коммерческий отдел должен отвечать за предоставление отсрочки платежа, осуществлять контроль над текущей дебиторской задолженностью. Участок работы юридического отдела — сомнительная и безнадежная дебиторская задолженность (личные встречи, переговоры, переписка, претензии, исковое заявление). К бухгалтерии относятся учет, контроль над оформлением и списание дебиторской задолженности.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
- Контроль парковки в видеорегистраторе что это
- Контроль пенообразования в стиральной машине что это такое