Контур диадок требуется подписать извещение что это
Почему нужно подписывать извещения о получении
Что такое извещения и для чего они нужны
Обмен счетами-фактурами регламентирован приказом 14Н, в котором описано какие служебные документы должны быть сформированы, подписаны и отправлены.
Один из таких служебных документов — извещение о получении. Оно формируется при получении документа. Извещение покупателя о получении счета-фактуры не является обязательным и составляется по согласованию сторон.
Извещение гарантирует, что документ доставлен до получателя без ошибок. Полную схему документооборота счетов-фактур можно посмотреть в Руководстве пользователя.
Почему раньше не нужно было подписывать извещения
Извещения формировались, подписывались и отправлялись всегда, но в случае с сертификатами на железном носителе это происходит автоматически и незаметно для пользователей. С сертификатом DSS полностью автоматически подписывать извещения нельзя из-за необходимости подтверждать операции в приложении на телефоне.
Как подписать извещение
Если у пользователя по умолчанию выбран сертификат на железном носителе, извещения подписываются автоматически, ничего делать не надо.
Если по умолчанию выбран сертификат DSS, необходимо подписывать извещения. Это можно сделать так:
подписать любой документ в ящике, тогда все извещения для остальных документов подпишутся автоматически
или нажать на кнопку “Подписать” внизу экрана.
Что будет, если не подписывать извещения
Согласно постановлению 14Н извещение о получении счета-фактуры не является обязательным. И все же мы рекомендуем извещения подписывать и отправлять, чтобы избежать возможных проблем.
Документооборот счетов-фактур и УПД не будет завершен без подписанных извещений. Документы могут быть неверно обработаны в интеграционных решениях.
Где в Диадоке можно посмотреть извещения
Как физлицу подписать документы в Диадоке?
Какие документы можно подписывать?
В Диадоке можно подписывать документы, расположенные в папках: «Требующие обработки», «Входящие», «Исходящие», «Внутренние» (со статусом «Требуется подпись»).
Счет-фактуру подписывает отправитель. Получатель подписывает только извещение о получении счета-фактуры.
Для включения функции автоподписания извещений обратитесь в техподдержку.
Что нужно для подписания?
Чтобы подписывать акты, накладные, УПД и другие документы через Диадок, нужно:
Иметь квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП).
Зарегистрироваться в Диадоке.
а. Сохраните себе на компьютер открытый ключ сертификата. Подробнее см. в статье Как экспортировать файл открытого ключа.
б. Поместите ключ в архив.
в. Отправьте архив с открытым ключом сертификата на электронную почту diadoc@skbkontur.ru или в онлайн-чат.
Открытый ключ является публичным, доступен всем пользователям системы и необходим для проверки электронной подписи. Закрытый ключ хранится только у пользователя.
г. Специалист техподдержки создаст ящик в Диадоке.
д. После этого войдите в веб-версию сервиса.
Убедиться, что настроено право на подписание документов.
Найдите в списке нужного сотрудника и нажмите на ссылку с его фамилией.
Заполнить ОГРН нулями в реквизитах организации.
Подписание документов
Действие можно выполнять для одного документа или массово:
«Отказать» → «Отказать сотруднику в запросе подписи», чтобы отказать и вернуть документ сотруднику, отправившему его на подписание;
«Отказать» → «Отказать контрагенту», чтобы отправить отказ контрагенту по документу (документам).
В открывшемся окне подтвердите подписание или отказ в подписи с указанием причины отказа.
Если у вас несколько сертификатов электронной подписи и ни один не выбран для подписания документов, выберите нужный с помощью ссылки «выбрать».
После подписания статус документа изменится на «Подписан».
Если документ был отклонен, то у него будет статус «В подписи отказано». В окне просмотра документа появится сообщение, что в подписи отказано, и комментарий, по какой причине и кто отказал.
Подробнее о подписании документов см. статью «Подписание и отказ в подписи».
Подписание и отказ в подписи
Подписание документов доступно только тем сотрудникам, у которых на это есть право, и получен сертификат электронной подписи. Если подписание документов не доступно, для наделения правом на подписание документов обратитесь к сотруднику с правами администратора.
Подписать (отказать в подписи) можно как один документ, так сразу и несколько документов:
Для подписания (отказа в подписи):
«Подписать и завершить документооборот» ( чтобы подписать документ) ;
При запросе на подписание исходящего документа после его подписания документ будет отправлен контрагенту или в подразделения.
«Отказать» → «Отказать сотруднику в запросе подписи» (чтобы отказать и отослать документ сотруднику, отправившему на подписание) или « Отказать» → «Отказать контрагенту в подписи документа» (чтобы отправить отказ контрагенту по документу (документам).
В открывшемся окне подтвердите подписание или отказ в подписи с указанием причины отказа.
Если у пользователя несколько сертификатов электронной подписи и ни один не выбран для подписания документов, выберите нужный с помощью ссылки « выбрать». Заполните «Полномочия подписанта» и данные по документу.
В окне выбора сертификата установлен флажок «Запомнить мой выбор в текущей организации». Это означает, что документы будут подписываться выбранным сертификатом по умолчанию. При необходимости флажок возможно снять.
Сменить сертификат на другой возможно с помощью ссылки «выбрать другой» при подписании документов либо в персональных настройках.
Подробнее о статусах документа см. статью Статусы документов.
Обмен счетами-фактурами
Процесс обмена электронными счетами-фактурами в Диадоке полностью соответствует требованиям Минфина (Приказ Минфина РФ от 05.02.2021 № 14Н).
Чтобы электронные счета-фактуры имели юридическую силу и их можно было принимать к учету, заполните и отправьте заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур.
Согласно приказу Министерства финансов № 14Н от 05.02.2021 при получении счета-фактуры нужно подписать извещение о получении. При входе в сервис с сертификатом Диадок все извещения формирует и подписывает автоматически.
При подписании извещений Диадок обращается к закрытому ключу сертификата, поэтому при подписании нужно ввести пин-код. Если извещений накопилось много, то пин-код потребуется вводить несколько раз.
В Диадоке есть возможность отключить автоматическое подписание извещений о получении документов через веб-интерфейс. В этом случае извещение о получении можно подписать только через интеграционное решение. Для отключения автоподписания извещений обратитесь в техподдержку сервиса по телефону 8-800-500-1018 или по электронной почте diadoc@kontur.ru.
С точки зрения продавца и покупателя документооборот счетами-фактурами выглядит так:
Получает извещение о получении счета-фактуры от покупателя.
Получает подтверждение Оператора о дате отправки извещения о получении счета-фактуры. Документооборот завершен.
Если получено уведомление об уточнении счета-фактуры и подтверждение Оператора о дате отправки уведомления об уточнении, формирует счет-фактуру с исправлениями и повторяет отправку счета-фактуры, начиная с п.1.
Получает счет-фактуру и подтверждение от Оператора о дате отправки счета-фактуры покупателю.
Формирует и отправляет извещение о получении счета-фактуры.
Получает подтверждение Оператора о дате поступления извещения о получении счета-фактуры. Документооборот завершен.
Доставка документов производится мгновенно.