Координация мероприятий это что

21.01.202306.03.2023 admin 0 Comments

Как наладить систему координаций в компании

Каждому из нас, руководителей, для организации работы отдела или целой компании приходится проводить советы, совещания, собрания и т. д. Мой опыт показывает, что эти встречи не всегда успешны и способствуют повышению производительности.

Согласитесь, пятиминутка не вызывает особой ответственности и необходимости посещения, да и вообще нужности проведения. Поэтому коммуникации, которые приводят к увеличению эффективности, я называю координациями или советами. Они необходимы для оперативного согласования действий отдельных сотрудников и целых подразделений.

Я расскажу вам, из чего должна состоять система координаций, которая является одним из базовых инструментов управления.

Часто руководители имеют негативный опыт участия во встречах, так как на них многое обсуждается, а реализовывается мало. Они считают такие мероприятия пустой формальностью. Но это не так.

На основе своего опыта могу сказать, что из-за несогласованности действий большая часть ресурсов компании тратится впустую. Однажды я был свидетелем ситуации, когда отдел маркетинга страховой компании организовал продвижение услуг на телевидении, но в момент выхода рекламы в локальных представительствах компании ещё не было бланков для заключения договоров на эту услугу. В результате миллионы были потрачены зря. Маркетинг работал не на саму компанию, принося ей доход, а направлял потенциальных клиентов к конкурентам, усиливая их позиции.

Координация необходима для того, чтобы поставленные цели были достигнуты, а действия отдельных сотрудников или подразделений усиливали друг друга.

Руководящая должность включает ряд задач, основные из них: постановка целей, выявление и решение проблем, планирование деятельности, которая приведёт к росту бизнеса. Для достижения всего этого появляется необходимость согласования действий внутри компании.

Мы проводим ежедневные координации в каждом отделе. Они короткие, занимают 20–30 минут, каждый делает отчёт за вчера и озвучивает план на сегодня. Это и есть первый тип координаций — совет по управлению.

Вторым типом являются советы по координации, на которых собираются сотрудники, не находящиеся в прямом подчинении. Данные советы проводятся для координации действий сотрудников, занимающих различные должности, сотрудников разных подразделений.

Например, у нас есть совет, на котором несколько раз в неделю собираются начальники отделов продаж, дохода и планирования производства, чтобы согласовать планы отделов и выполнить план по доходу и производству.

Подытожим. В каждой организации есть два вида советов:

1. советы по управлению — координации руководителя с подчинёнными, на которых согласовывают планы и действия, это неотъемлемая часть работы руководителя любого уровня, у которого есть хотя бы один подчинённый;

2. советы по координации — согласования действий сотрудников, которые не находятся в непосредственном подчинении, но согласование задач которых требуется для выполнения планов, это взаимодействие по коммуникационной линии, использование системы быстрого потока.

Советы обоих видов — очень эффективный инструмент. Они должны проходить быстро и результативно. Любое действие по координации должно повышать согласованность действий и эффективность.

Советы по координации проходят эффективно только в том случае, если есть председатель совета, управляющий его работой, и члены совета готовятся к заседаниям. Обычно такая подготовка заключается в сборе данных по определённому вопросу.

Например, когда происходит разработка сайта компании, необходимо, чтобы были учтены интересы отдела продаж, отдела продвижения, службы технической поддержки и других подразделений. В таком случае правильным будет организовать совет по координации по техническому заданию на разработку сайта. Чтобы он прошёл результативно, следует объявить всем участникам, какие документы они должны изучить до заседания совета, что подготовить к заседанию.

На совет по управлению подчинённые должны прийти подготовленными, с правильно составленными отчётами, планами, статистиками и прочими необходимыми документами.

Координационные советы бывают регулярными — по вопросам, требующим еженедельного или ежедневного согласования, или они могут быть посвящены решению какой-то определённой проблемы, как в примере с сайтом.

Совет по управлению — это периодически повторяющееся мероприятие (один или несколько раз в неделю), которое проводит руководитель со своими непосредственными подчинёнными. Обычно заседание проходит в кабинете руководителя или на его рабочем месте.

В таблице приведены примеры различных уровней советов по управлению и советов по координации.

Каждый из руководителей компании принимает участие в советах по управлению и, как правило, в советах по координации. Например, руководитель отделения распространения является членом рекомендательного совета, это совет по координации. При этом он является председателем рекомендательного комитета своего отделения — это совет по управлению. Советы имеют разные уровни, это зависит от их участников и области ответственности. Ниже наведу примеры.

Источник

Кто такой координатор — это профессия современности

В настоящее время всё большее распространение получают новые профессии, которые есть необходимость осваивать из-за повсеместного пользования компьютерами.

Предприниматели, которые ведут страницы своего бизнеса в социальных сетях, а также сайты, нуждаются в помощи сотрудника, который освоил все нюансы такой работы.

Координатор — это профессия современности, и наша статья вам о ней расскажет поподробнее.

Общие сведения

Суть работы

Сотрудник компании, который координирует работу других сотрудников, называется координатором. Каждый день он выполняют большое количество различных действий, образующих общую схему работы. К этому относится прием звонков, общение с клиентами, решение административных и финансовых вопросов и другое. Координатор организовывает крупные тематические форумы, фестивали и съезды, делегирует обязанности среди остальных работников, работает с клиентской базой и многое другое.

СПРАВКА! Функции координатора настолько обширны, что первое впечатление об этой профессии в том, что она подойдёт людям, в которых природой заложены отличные организаторские способности.

Из помощника руководителя в координаторы проектов

Чаще всего человека берут на работу сначала помощником руководителя. Через какое-то время, если работник проявляет инициативу, быстро всё делает, не боится принимать на себя ответственность за организационные вопросы, то руководитель предлагает ему повышение в координаторы.

Если же работника ищут сразу на должность координатора, то во время приема на нее руководитель пытается оценить в первую очередь личностные качества соискателя. Из этого становится понятно, что наличие образования у соискателя лишним не будет, но главной роли в принятии решения играть не будет. Курсов или институтов, где обучают профессии координатора, пока не существует.

Пример работы координатором

За пример возьмём компанию «Avon». В ней должность координатора является понятным продолжением карьерного роста. Из обычного представителя данной компании, который имеет договор постоянного покупателя, он становится координатором. Это значит, что данный сотрудник уже начал построение своего бизнеса, занялся набором собственной команды, а также координирует ее развитие, возможно в мировом масштабе. В этом деле сотрудника уже не может что-то ограничивать, кроме его собственных убеждений.

Работа координатором является идеальным вариантом для амбициозных, целеустремлённых, трудолюбивых людей. Кроме того, они должны обладать стрессоустойчивостью.

СПРАВКА! Самые первые координаторы компании «Avon» в России появились в 1995 году. Сегодня из насчитывается уже более десяти тысяч человек.

Что входит в обязанности координатора

Сотрудник, получивший должность координатора, полностью несёт ответственность за публикацию рекламных макетов в различных изданиях, а также за обработку финансовой документации.

Принятый в компании порядок выполнения проектов должен строго соблюдать координатором. Также он должен контролировать весь процесс обработки информации. Кроме того, он должен следить за сроками выполнения поручений другими сотрудниками и каждый день ставить перед ними новые задачи. Координатор является представителем компании, который умеет вести первичную бухгалтерию, хорошо знает законодательство в области рекламы и СМИ, свободно владеет программами Word, Excel, знает документооборот. В его обязанности входит наблюдение за движением денежных средств фирмы, ведение переговоров с представителями других компаний, отвечающих за оплату услуг. Также он должен вести финансовую отчётность и сопоставлять данные с бухгалтерией.

Другие должностные обязанности координатора

Кроме тех обязанностей, которые были перечислены выше, координатор должен нести ответственность за расположение макетов на флэтплане, а также следить за тем, чтобы сайт компании своевременно наполнялся контентом. Также он координирует работу коммерческой службы. В его обязанности входит разрешение любых спорных или проблемных вопросов, возникающих во время работы.

Каждый отдельный проект ведётся координатором с разработкой индивидуального плана. При этом он взаимодействует по данному направлению со всеми руководителями. Кроме того, координатор ведёт технические схема мероприятий, то есть сетку. Данная схема выглядит как огромный документ с цветовыми ориентирами, с помощью которых все службы фирмы определяют свои задачи.

Также координатор должен знать практически наизусть все контракты, заключаемые с новыми заказчиками, так они являются главным документом. Координатор должен знать всех подрядчиков, иметь контакты всех ответственных, а также быть в курсе смет.

ВАЖНО! Со всем этим огромным потоком информации руководители справиться не в силах. Именно для этих целей им и нужен координатор. Это является абсолютно нормальным процессом любой компании.

Кому подходит профессия координатора?

Большое количество людей выражают желание попробовать себя в роли координатора. Понятно, что сначала эта профессия кажется очень сложной. Однако, начав работу и постепенно втягиваясь в курс дела, начинаешь хорошо во всем разбираться и любить свою работу.

К тому же, эта профессия имеет много плюсов, таких как хорошая заработная плата, а также то, что сама работа является очень увлекательной, интересной и значимой. Однако, не стоит думать, что эта профессия творческая. Как раз наоборот, она скорее больше похожа на точную математическую науку.

Вы справитесь с такой работой, если у вас аналитический склад ума, целеустремлённый, волевой характер, вы эмоционально устойчивы. Также вы должны различать способность командовать с корректным перекладыванием обязанностей. Если все эти качества у вас присутствуют, то вам стоит попробовать себя в провести координатора.

Источник

Кто такой координатор мероприятий и что он делает?

Координатор мероприятий – кто это и какие его функции? В первую очередь, это человек, умеющий быстро ориентироваться во всем, что относится к проведению ивентов, а также оперативно решать возникшие проблемы. Главное в работе координатора – это взаимодействие со всеми участниками ивента, что существенно упрощает работу других членов команды. На площадке могут работать одновременно несколько координаторов, исходя из масштаба мероприятия. Каждый из них будет иметь свою задачу и зону ответственности – это является гарантией того, что организация и проведение банкетов увенчаются успехом.

Координатор мероприятий может решать такие задачи:

Чем отличается координатор мероприятий от организатора?

Координатор мероприятий отличается от организатора. Последний целиком продумывает концепцию ивента, создает на проведение праздников сценарии, нанимает подрядчиков – в общем, делает все так, чтобы все идеи клиента сложились воедино, и организация корпоративного праздника или любого другого события прошла идеально.

Координатор мероприятий начинает работать непосредственно на ивенте и контролирует, чтобы организация праздников и торжеств соответствовала действительности. Он отвечает за все проведение праздников (Киев): начиная от рассаживания гостей и заканчивая количеством цветков в вазах. Координатор мероприятий не просто следит, чтобы все задействованные на ивенте приехали вовремя, он координирует абсолютно все детали ивента. И, если это необходимо, помогает устранить имеющиеся проблемы.

Опытный координатор мероприятий от ивент компании ARENA CS

На современном рынке существует рейтинг ивент агентств, которые на профессиональном уровне занимаются проведением различных деловых и праздничных мероприятий. Их сотрудники — опытные event-менеджеры, психологи, инженеры, артисты. Эти фирмы оказывают целый комплекс услуг — от разработки общей концепции и создания сценария до комплексной организации ивента.

Наше event агентство – это компания, уверенно возглавляющая рейтинг event агентств в Украине. От конкурентов нас отличает внимание к мелочам, детальное планирование и блестящая организация праздников в Киеве, строжайший контроль над каждой стадией проведения ивента. На наших мероприятиях не бывает никаких накладок и неприятностей. Организация юбилея компании, тимбилдинга, воркшопа, семинара или круглого стола будет выполнена нами на 100% качественно и эффективно!

По всем вопросам относительно GREAT EVENT SCHOOL обращайтесь:

Источник

Координатор для мероприятия

Координация мероприятий – это помощь в организации праздника, важного торжественного события, свадьбы, юбилея, корпоратива.

Квалифицированная команда обеспечит полный контроль на всех этапах, что позволит исключить любые непредвиденные ситуации. Профессиональный ивент менеджер хорошо сориентируется в списке задач и станет своеобразным «ангелом-хранителем» мероприятия.

Заказать координатора на мероприятия

Координатор мероприятий должен всех встретить, все показать и рассказать, а также проконтролировать, чтобы были соблюдены все этапы подготовки и проведения торжества.

Что входит в перечень услуг

Для чего нужен ивент координатор? Основные обязанности сотрудника заключаются в следующем:

Обратите внимание: Услуги ивент менеджера особо ценятся при проведении масштабных событий, когда необходим четкий план и беспрерывный контроль. От профессионализма координационной команды зависит успех любого праздничного мероприятия. Организатор торжеств продумывает общую концепцию, разрабатывает сценарий, подбирает подрядчиков. Работа ивент планера начинается задолго до самого праздника.

Особенности

Координатор для мероприятия должен соблюдать несколько главных правил:

Ивент менеджер должен быть осведомлен о том, какая публика будет присутствовать на празднике, чтобы подготовить максимально подходящую программу. Главная задача заказчика корректно сформулировать все свои пожелания, озвучить бюджет и задать правильное направление. Все остальное возьмет на себя координатор.

Этапы работы ивент менеджера

Процедура подготовки и проведения торжественного события состоит из следующих этапов:

Важно знать: координатор способен найти выход из любой даже самой сложной ситуации, от которых никто не застрахован. Если подвели подрядчики, что-то сложилось, не так, как было задумано, возникли непредвиденные проблемы, специалист всегда найдет оптимальный выход.

Ивент планер отвечает за качественное и идеальное проведение торжества, где любая внештатная ситуация сразу же берется под контроль.

Преимущества

Координация мероприятий имеет множество достоинств:

Для чего нужен ивент координатор?

Торжество будет полностью соответствовать предложенной концепции. Пока ивент менеджер работает, клиент может потратить освободившееся время на себя и своих близких. Также в процессе проведения праздника виновнику торжества не придется заниматься организационными вопросами.

Заказать координатора на мероприятия можно на сайте компании или созвонившись с операторами колл-центра по указанным номерам телефона.

Источник

Проведение Координация и логистика вашего мероприятия

Координация и логистика вашего мероприятия

И вот наступил День мероприятия.

Эта глава книги – единственная, посвященная собственно мероприятиям. Все остальные – подготовка и советы, как организовать работу. Вы можете год готовить мероприятие, которое будет проходить всего два дня. Эта работа похожа на айсберг: видна только верхушка, а огромная часть подготовки скрыта от посторонних глаз.

Сейчас мы и поговорим о верхушке айсберга – о дне, когда началось мероприятие. О Дне X.

Если мероприятие назначено на утро, приложите максимум усилий, чтобы все было готово с вечера: нужные материалы завезены, техника установлена, счета оплачены, и т. д. Тогда утром вы сможете приехать налегке.

Проверьте, взяли ли вы с собой:

– зарядные устройства для мобильных телефонов;

– запасные батарейки к микрофонам;

– аспирин, анальгин или что-то в этом роде;

– болванки дисков, дискеты;

– прочее в зависимости от типа вашего мероприятия.

Конечно, список необходимых вам вещей зависит от того, какое у вас мероприятие. Например, если оно проходит на природе, список будет немного другой: спички, зонтики и т. п. Составьте свой список заранее и отмечайте в нем, все ли вы взяли.

Убедившись, что все доставлено и установлено, постарайтесь выспаться. Завтра может быть нервный день, и вам следует быть в форме.

Поставьте два будильника. Может быть, стоит попросить кого-то из коллег на всякий случай позвонить вам утром, чтобы убедиться, что вы не проспали. Сами позвоните или отправьте сообщение утром «дня X» тем коллегам, которые ни при каких обстоятельствах не должны опоздать.

Прибудьте на место по возможности заранее. Если на окончательную установку оборудования вам нужен час, постарайтесь приехать за полтора часа. Пусть и ваша команда приедет немного раньше. В такой день, как никогда, вам нужен запас прочности.

Что нужно сделать до начала мероприятия

– Обеспечить визуальное оформление места проведения.

– Проверить оборудование (презентационное, свет, звук, аппаратуру для перевода и пр.).

– Проверить место рассадки участников.

– Подготовить навигационные знаки.

Расставьте цветы, баннеры, штендеры, плакаты, если не сделали это вечером накануне. Расставьте указатели, проверьте лишний раз, чтобы работала вся техника (за час-другой, при удаче, можно успеть привезти запасное оборудование, если у вас почему-то его нет с собой).

Все действия, все списки того, что нужно взять с собой, должны быть продуманы до мероприятия.

Если нужные вещи вы привезли в картонных коробках, пишите на этих коробках, что находится внутри, и нумеруйте их. Так вы избежите неразберихи и сразу же заметите, если что-то пропало, и будете точно знать, что именно. Возможно, у вас хватит времени привезти пропавшее из офиса.

Доставка оборудования на мероприятие похожа на переезд. Вы работаете в одном месте, но на несколько дней совершенно чужая вам гостиница или санаторий становятся вашим местом работы. Поэтому правило о нумерации и надписывании коробок касается любых переездов.

Советы для конференций и семинаров

Если участников много, расставьте указатели с буквами алфавита (А, Б, В… Я) или блоков (А-Д, Е-З… Э-Я). Участники быстрее найдут, где искать свою фамилию.

Таблички в президиум.

Напечатайте их заранее, но имейте с собой шаблон, так как в случае замены докладчика придется их срочно допечатывать. Сделайте таблички двусторонними. Это продемонстрирует ваше уважение не только к аудитории, но и к докладчикам: они увидят, что о них вы заботитесь не меньше, чем обо всех остальных приглашенных. Докладчики, найдя свои имена на обратной стороне таблички, правильно сядут в президиуме. Если они не знакомы между собой, таблички помогут им познакомиться.

Ознакомьте регистраторов с правилами поведения за регистрационным столом:

– Регистрационный стол – святое место. Здесь всегда должен быть идеальный порядок.

– За столом никогда и ни при каких обстоятельствах нельзя пить кофе, курить.

– На столе не должно быть никакого мусора, обрезков бумаги и т. п.

– Все, что лежит на столе, должно лежать очень аккуратно, ровно и в полном порядке.

– Утром во время регистрации нельзя сидеть. Это возможно только после начала конференции, когда все гости зайдут в зал. Если к столу регистрации подходит Клиент, нужно обязательно сразу же встать.

– Работники компании никогда не должны стоять перед столом регистрации, чтобы не мешать Клиентам. Мы стоим только за столом.

– Специальная ткань или скатерть должны полностью закрывать стол, чтобы не были видны ноги под столом. Это касается как регистрационного стола, так и президиума.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Как делать своими руками…

Координация мероприятий это что

Как наладить систему координаций в компании

Кто такой координатор — это профессия современности