Лист фонда что это

Лист фонда

Лист фонда что это. Смотреть фото Лист фонда что это. Смотреть картинку Лист фонда что это. Картинка про Лист фонда что это. Фото Лист фонда что это

О сроках хранения

Делопроизводство любой организации представляет собой непрерывный процесс создания различного рода документов: личных дел, локальных нормативных актов, учетных бухгалтерских документов и т.п. Все документы организации должны быть систематизированы с учетом определения их ценности, на основе которой определяется и срок хранения документов.

Основные сроки хранения для документов определены следующие:

Государственные или муниципальные организации обязаны сдавать свои документы в городской архив, поскольку они его комплектуют. Для коммерческих организаций такая обязанность не предусмотрена, и они следят за сохранностью своих документов сами.

Как осуществляется формирование фонда

Под фондом понимается организация – источник комплектования архива. Поступают в архив документы из организации в соответствии с:

Описи дел организации в обязательном порядке согласовываются с экспертной комиссией архива, который она комплектует.

Передача дел осуществляется с составлением акта приема-передачи дел, в котором одной стороной является начальник службы делопроизводства организации, а другой — лицо, ответственное за архив, или начальник архива.

Как только архив впервые получил дела от организации, на нее заводится лист фонда.

Заполнение листа фонда

Государственные/муниципальные организации обязаны оформлять листы фонда по форме, оговоренной «Основными Правилами работы архивов организаций», введенными в действие в 2002 году. Частные организации могут использовать свой собственный образец, утвердив его в Инструкции по делопроизводству.

На нашем сайте имеются образец заполнения листа фонда и бланк для скачивания и использования в работе. В листе фонда должны содержаться следующие структурные элементы:

Если нужно внести изменения

В случае если дела утеряны или переданы на постоянное хранение в другой архив, в лист фонда должны быть внесены соответствующие записи. Записи вносятся на основании документов об утере либо о передаче дел фонда.

Как хранить листы фонда

Листы фонда представляют собой каталог дел всех организаций, хранящихся в данном архиве. Подшивке эти листы не подлежат. Их хранят в папке. Для папки составляется заверительная надпись, которая содержит в себе:

При изменении состава фондов надпись составляется заново. Старая никуда не девается и хранится там же постоянно. Сами листы фонда хранятся в архиве также постоянно, до момента убытия дел фонда их архива.

Источник

ЛИСТ ФОНДА

Смотреть что такое «ЛИСТ ФОНДА» в других словарях:

лист (архивного) фонда — Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно справочного аппарата в их динамике. [ГОСТ Р 51141 98]… … Справочник технического переводчика

лист — 3.3 лист: Плоское прокатанное изделие прямоугольного поперечного сечения равномерной толщины: холоднокатаное от 0,20 до 12,00 мм включительно, поставляемое в отрезках с обрезанной или обкатанной кромкой; горячекатаное от 3,00 до 25,00 мм… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Лист архивного фонда — 122 ЛИСТ (АРХИВНОГО) ФОНДА: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно справочного аппарата в их… … Официальная терминология

лист (архивного) фонда — 122 лист (архивного) фонда: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно справочного аппарата в их… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

ЛИСТ (АРХИВНОГО) ФОНДА — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ЛИСТ УЧЕТА АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ — согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ГОСТ 7.76-96: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения — Терминология ГОСТ 7.76 96: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения оригинал документа: 7.2.16 автор: Лицо, создавшее… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ ЗАКОНЧЕННОЙ ОПИСИ — согласно параграфу 3.7.15 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, – обязательный элемент оформления законченной описи. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Фондирование — (Funding) Фондирование это процесс финансирования активных операций банка Ставка и коэффициент фондирования при расчетах матрицы, целевое фондирование и его источники Содержание >>>>>>>>> … Энциклопедия инвестора

Банки — I в современном экономическом строе Б. являются высшей формой кредитного посредничества и важнейшими органами вексельного и денежного обращения. Цель банковой деятельности: во первых, создать систему кредита (см. это сл.), которая обеспечивала бы … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона

Источник

Лист фонда

Тип документа: Разное

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 50,0 кб

Лист фонда — сводный документ, опись, позволяющая отразить приход и выбытие дел архива предприятия; один из важнейших документов, необходимых для работы архива.

Принципы работы с архивными документами

Работа любой организации неизбежно сопровождается ведением различного рода документации. Все документы организации подлежат систематизации и учету, в том числе, и для определения срока их хранения.

В зависимости от установленного срока хранения в архивном деле и делопроизводстве принято различать:

Документы первой категории, как правило, имеют историческое, экономическое и т.п. значение и составляют архивный фонд организации, который в свою очередь будет являться составной частью городского или ведомственного архива. Отметим, что не относятся к фондам госархивов документы организаций, не являющихся государственными или муниципальными. Они самостоятельно обеспечивают хранение своих важных документов.

Документы передаются в архив по сводным описям, утвержденным ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) архива, и по акту приема-передачи дел.

Когда дела конкретной организации впервые поступают в архив, на эту организацию (фонд) заводится лист фонда.

Форма документа

Для составления листа фонда можно использовать как «Основные Правила работы архивов организаций», введенные в действие в 2002 году, так и «Правила организации работы архивов», утвержденные приказом Минкультуры №526 от 31.03.2015 года.

Содержащиеся в них формы являются идентичными.

Заполнение формы

Согласно вышеуказанной форме, лист фонда должен содержать в себе следующие разделы:

Как правильно внести изменения

Необходимость внести изменения (исправления) в учетные данные листа фонда обусловлена чаще всего изменениями состава фонда (поступление, списание дел) и осуществляется на основании других учетных документов. Например, на основании соответствующих актов в случае утери дел или обнаружения неучтенных документов, которые организация «забыла» предоставить в архив ранее.

Лист фонда также может быть составлен заново. Это допускается в следующих случаях:

»Старый» лист фонда не уничтожается. Он подлежит хранению в деле фонда. На нем делается пометка «Лист пересоставлен… года».

Срок хранения

Листы фонда являются своеобразной картотекой всех фондов, хранящихся в архиве. Их не подшивают, а хранят в папке, сложенными по порядку. Для папки составляется заверительная надпись, содержащая в себе:

Если состав листов изменяется, заверительная надпись переписывается. Старая надпись остается в папке. Хранение листов фонда осуществляется в архиве постоянно, до момента выбытия фонда или ликвидации самого объединенного архива.

Источник

Лист фонда что это

2.1.2. Составление и внесение изменений в листы фондов

Лист фонда является обязательным документом внутреннего учета в архивах, осуществляющих хранение документов на бумажной основе.

Лист фонда включает сведения о названии (переименованиях) фонда, местонахождении фонда, количестве неописанных и описанных поступивших и выбывших материалах (единицах хранения) и суммарном количестве ед. хр. по каждой описи и фонду в целом.

По разделу «Учет описанных документов», графы «Поступления…№ описи» определяются №№ описей на документы фонда.

Лист фонда составляется на каждый архивный фонд и отражает все изменения в составе и объеме фонда, а также изменения в названии фондообразователя с момента поступления фонда в архив.

Секретные документы также учитываются в листе фонда.

Составление листа фонда.

Лист фонда впервые составляется:

-при первом поступлении документов фондообразователя в архив;

-при создании в архиве нового фонда путем выделения комплекса дел из состава документов уже имеющегося в архиве фонда или описания документов, находившихся в россыпи.

При первом поступлении документов фондообразователя в архив раздел «Название фонда» заполняется на основании исторической справки предисловия к описи, в случае ее отсутствия на основании акта приема-передачи дел на архивное хранение. Раздел о местонахождении фонда заполняется на основании книги учета поступлений документов в архив. Разделы «Учет неописанных материалов», «Учет описанных материалов» заполняется на основании акта приема-передачи дел на архивное хранение.

При создании в архиве нового фонда путем выделения комплекса дел из состава документов уже имеющегося в архиве фонда или описания документов, находившихся в россыпи раздел «Название фонда» заполняется на основании исторической справки предисловия к архивной описи вновь создаваемого фонда. Разделы «Местонахождение фонда» и «Учет описанных документов» заполняются на основании актов об обнаружении дел, акта описания и описи.

Акты после составления листа фонда подшиваются в дело фонда ( см. п. 2.1.4. ).

Пересоставление листа фонда.

Пересоставление листа фонда допустимо в следующих случаях:

— при неисправимых повреждения листа фонда

— после переработки архивного фонда;

— при создании объединенного архивного фонда;

— при уточнении истории фондообразователя.

При переработке архивного фонда или создании объединенного архивного фонда раздел «Название фонда» заполняется на основании исторической справки предисловия к описи. Разделы «Местонахождение фонда» и «Учет описанных материалов» заполняются на основании актов об обнаружении дел, акта описания и описи.

В случае пересоставления листа фонда прежний (ранее действовавший) лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу каждого листа фонда (ранее действовавшего и пересоставленного) делается отметка: «Лист фонда пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, пересоставившего лист фонда.

Внесение изменений в лист фонда.

Изменения в лист фонда вносятся:

— в разделы «Учет неописанных материалов» и «Учет описанных материалов» на основании актов приема-передачи дел на архивное хранение, актов об обнаружении дел, актов о технических ошибках в учетных документах. Внесение изменений в разделы «Учет неописанных материалов» и «Учет описанных материалов» подписью не заверяется.

Акты после внесения изменений в лист фонда подшиваются в дело фонда.

Выверка листа фонда. При заполнении разделов «Учет неописанных материалов» и «Учет описанных материалов» необходимо проводить выверку внесенных изменений. Проверяется правильность действий сложения и вычитания ед. хр. поступивших и (или) выбывших из фонда.

Лист фонда ликвидированного (присоединенного) фонда и акт об обнаружении дел подшиваются в дело фонда ликвидированного фонда. Дело фонда ликвидированного фонда подшивается в дело фонда, к которому присоединен ликвидированный фонд.

К листам фондов ведется указатель для оперативного поиска в архиве документов организации.

Карточка фонда. В соответствии с Регламентом государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации (пп. 2.2.2., 2.4.2.5., 2.4.3.2.) карточка фонда является документом централизованного государственного учёта. Карточка фонда заводилась на поступившие в архив фонды. Один экземпляр карточки фонда передавался в орган управления архивным делом для пополнения Центрального фондового каталога.

С введением автоматизированной системы ведения Центрального фондового каталога составление карточек фондов не является обязательным. Допустимо ведение карточек фондов для внутренних целей архива. Сведения в карточку фонда вносятся на основании листа фонда.

Заполнение карточек уровня «Фонд» в ПК «Архивный фонд» осуществляется в соответствии с рекомендациями «Единый порядок заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог»». Проект. / М.: ООО «АДАПТ», 2013.

Источник

Лист архивного фонда

«. 122 ЛИСТ (АРХИВНОГО) ФОНДА: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике. «

«ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28)

Смотреть что такое «Лист архивного фонда» в других словарях:

лист (архивного) фонда — Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно справочного аппарата в их динамике. [ГОСТ Р 51141 98]… … Справочник технического переводчика

лист (архивного) фонда — 122 лист (архивного) фонда: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно справочного аппарата в их… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

ЛИСТ (АРХИВНОГО) ФОНДА — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

лист — 3.3 лист: Плоское прокатанное изделие прямоугольного поперечного сечения равномерной толщины: холоднокатаное от 0,20 до 12,00 мм включительно, поставляемое в отрезках с обрезанной или обкатанной кромкой; горячекатаное от 3,00 до 25,00 мм… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

ЛИСТ ФОНДА — согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ЛИСТ УЧЕТА АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ — согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

АРХИВНАЯ ОПИСЬ — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – 1) архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ОБЗОР АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Ленин, Владимир Ильич — Проверить нейтральность. На странице обсуждения должны быть подробности. Запрос «Ленин» перенаправляется сюда; см. также другие значения … Википедия

Источник

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *