Локальная инвентаризация в магазине это что

Инвентаризация товара в магазине – секреты проведения

Содержание

Инвентаризация – это учет товарно-материальных ценностей магазина с целью сверки реального наличия товара с количеством, отраженным в программе. Итоги инвентаризации показывают, есть проблемы в магазине или нет. За результаты проведения инвентаризации магазина отвечают директор и начальник службы безопасности магазина.

Инвентаризация магазина и ее цели

Виды инвентаризации магазина

Методические указания по инвентаризации товара в магазине

Подготовка к инвентаризации магазина

Полная инвентаризация товара в магазине – это огромный труд для персонала. Чтобы его облегчить, необходимо подготовиться к ее проведению:

Проведение инвентаризации магазина

Инвентаризация магазина и особенности ее проведения

Методические указания по инвентаризации на складе и в торговом зале

Результаты проведения инвентаризации

Первые результаты проведения инвентаризации необходимо перепроверить

После расчета всего магазина формируется общая сличительная ведомость с ошибками расчетов – насколько информация в программе отличается от фактической. Эта контрольная проверка составляет около 5 % от инвентаризации магазина.

Вначале проверяются наибольшие расхождения от 5000 руб., далее – от 1000 руб. Например, в программе на остатках 24 бутылки коньяка, а по результатам инвентаризации было посчитано 36 бутылок: сумма расхождения составляет более 5000 руб. Пересчитываем коньяк еще раз.

Магазин не открывают до тех пор, пока не проверят расхождения по результатам инвентаризации до 1000 руб. Проверку результатов лучше осуществлять новой сменой сотрудников. Большие магазины считаются всю ночь, и к утру сотрудники уже очень уставшие и допускают много ошибок. Выход двух-трех новых сотрудников в утреннюю смену позволит с новыми силами завершить проведение инвентаризации.

Норма потерь по результатам инвентаризации

В каждой торговой точке существует свой процент потерь, допустимый по результатам проведения инвентаризации магазина. Процент варьируется, в зависимости от формата магазина, 1,7 – 2,3% от общего товарооборота. Процент потерь зависит от специфики торговой точки, но первый сигнал, что в магазине имеются проблемы – это резкий рост процента. Например, из года в год супермаркет отчитывался по результатам инвентаризации 2,4 % потерь, и резкий рост до 3 % свидетельствует, что в супермаркете существуют проблемы.

Зачастую основная причина резкого роста потерь по результатам инвентаризации магазина – это неправильная организация работы.

Излишки при инвентаризации магазина.

Излишками называют количество товара большее, чем в программе. Излишки по результатам инвентаризации могут позволить достигнуть нормативный показатель, но радоваться им не стоит. Текущие излишки сегодня – это возможная недостача завтра. В большинстве случаев излишки – это ошибки расчетов.

Если товара физически нет, а на остатках он будет числиться, автозаказ будет работать некорректно. В результате ошибочные излишки приводят к некорректным заказам.

Недостача инвентаризации магазина

Недостача – это когда товар присутствует в программе и должен быть на остатках, но по результатам инвентаризации его физически не нашли. Причинами недостачи могут быть естественная убыль (усушка, утряска) и воровство. Наибольший процент недостачи приходится на воровство персоналом. Подробнее про недостачу можно найти тут.

Если в результате инвентаризации товара была выявлена недостача, ее также важно перепроверить. Если недостача ошибочная – товар физически есть, но по результатам инвентаризации его не посчитали (забыли, потеряли). Нулевые остатки в программе приведут к формированию заказа на поставку. Но физически товар есть на остатках, а излишние объемы поставки могут привести к тому, что его не успеют реализовать до истечения срока годности.

Источник

Правила проведения инвентаризации товара в магазине: что это такое и как правильно проводится

Любая организация, вне зависимости от вида её деятельности, сталкивается с необходимостью организовать стабильное производственное хозяйство. Однако это требует комплексного подхода, включающего все направления предприятия. Тем не менее важнейшим вопросом остаётся инвентаризация товара в магазине (что это такое, как проводится, для чего необходима расскажем в этой статье).

Продукты

Для склада

Для магазина

Для учреждения

Характеристика

Ревизия магазинной продукции имеет определенную последовательность. Она состоит из нескольких этапов:

Подготовка. Руководитель пишет инвентаризационный приказ и ставит свою подпись, а в проверочном магазине выбирается переучетное время. В большинстве случаев оно приходится на вечер. Если же это круглосуточный супермаркет, то отдаётся предпочтение утренним часам или поздней ночи. На этот период приходится минимальная потребительская нагрузка.

Пересчет и сопоставление информации. Для ускорения этого процесса используются терминалы сбора данных. Они позволяют быстро определить вес, количество и прочие нужные параметры каждого из проверяемого товара.

Занесение результатов. Полученные данные заносятся в счислительную ведомость ИНВ-19. После этого комиссия заполняет акт списания.

Принятие мер в зависимости от полученных результатов. Ревизия может завершиться выписыванием штрафа ответственным людям, назначением повторной проверки или определением продукции, которая нуждается в более частом контроле.

Сопоставление реального состояния имущества предприятия с тем, что указывается в представленных документах, позволяет оценить работу сотрудников и сохранить собственные материалы в целостности. Периодическое проведение таких проверок преследует следующие цели:

Выявление фактов воровства покупателями или рабочим персоналом, а также прочие злодеяния, направленные на умышленное разворовывание организации.

Установить, каким имуществом владеет компания (это особенно важный нюанс для кредиторов, а также необходимая составляющая любого готового отчета).

Контроль товарной порчи, степень утряски и усушки для подготовки эффективных мероприятий на ближайшее время.

Источник

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался покупатель. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин, и висит табличка «Учет». Ее цель — найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью. Разберем, как проводить переучет.

Инвентаризация пройдет быстрее с МоимСкладом — наше бесплатное приложение можно установить на терминалы сбора данных. Поставьте его на ТСД и пропикайте товары, направляя устройство на штрихкоды. Инвентаризационную опись и документ расхождений с расчетным количеством составлять не понадобится: они сформируются автоматически в МоемСкладе. А еще в нашем сервисе можно скачать все документы, которые могут вам пригодиться во время переучета: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости и другие. Все это полностью бесплатно. Зарегистрируйтесь и попробуйте МойСклад прямо сейчас!

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе переучета вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в России определяются Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Проводить переучет обязательно:

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявить бракованный товар, убрать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — по качеству или количеству — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги. Потом издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации и вносятся изменения в учет. Затем принимается решение о взыскании ущерба с материально ответственных лиц.

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.

ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

Распечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара. Данные заносят в графу «Фактическое наличие». По завершении пересчета документ подписывают все члены комиссии.

ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.

Сверка фактического результата инвентаризации с данными учета

Формируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим данными и учетными.

Если у вас есть бухгалтер, сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3.

ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути.

ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение.

ТОРГ-16 — акт о списании товаров.

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

Принимается решение о взыскании ущерба с виновных. Руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации — на его основании вносятся записи в бухучет.

Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.

Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.

ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально ответственное лицо, например, продавец или работник склада.

Разберем подробнее, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, по закону, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия. После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещены. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе. Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, поэтому требуется больше времени и усилий.

Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и его качество, сроки хранения и годности. Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета. В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие.

Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Так вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации. Для этого отлично подойдет МойСклад — удобная система учета, которая поможет максимально ускорить проверку.

Описи необходимо составлять в двух экземплярах: на основе одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй получит материально ответственное лицо. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.

Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии и материально ответственными лицами и заверены их подписью.

Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.

Сверка фактических данных с учетными

По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета. Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему. Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает и материально ответственное лицо.

Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:

Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, указывается в форме ИНВ-5.

На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе из-за срока годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16. Он заполняется в трех экземплярах: для материально ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация.. Подписать его должны все члены комиссии. При порче, бое, ломе товара заполняется ТОРГ-15 — на товары, которые можно уценить или списать. Оформить документ нужно в трех экземплярах, утверждает его руководитель организации.

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе МойСклад, где вы бесплатно сможете:

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в бухучет.

Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.

Излишки и недостача при инвентаризации

Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.

При инвентаризации иногда выявляется пересортица — это одновременный излишек и недостача товаров одного наименования, но разного сорта. Например, по данным учета в остатках числятся 6 коробок риса «Басмати» и 4 риса «Кубанский». При проведении инвентаризации выяснилось, что фактически есть 3 «Басмати» и 7 «Кубанский». Такая ситуация означает, что произошла пересортица.

В этом случае надо разобраться, одинаковы ли товары по цене.В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика. В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных.

Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов

Мы уже говорили, что автоматизация учета упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть недостачи и излишки: как в штуках, так и в деньгах.

Но закрывать точку или отдел на инвентаризацию — значит все равно на время останавливать продажи, поэтому важно провести ее как можно быстрее. Эту проблему можно решить, если сделать переучет автоматическим. Для этого нужно нужно связать программу, в который вы ведете учет — например, МойСклад — с с терминалом сбора данных. Во время инвентаризации просто сканируйте штрихкоды товаров на складе. Проверять расхождения будет система — автоматически, без вашего участия. В конце МойСклад выдаст готовую инвентаризационную опись. Настроить этот автоматический процесс очень просто — читайте инструкцию. Не понадобится даже носить с собой ноутбук и огромное количество бумаг: достаточно просто смартфона — у МоегоСклада есть удобные и бесплатные мобильные приложения, в которых можно проводить инвентаризацию товаров.

При приемке товара кладовщик может неправильно его оприходовать, кассир — ошибиться, отпуская товар покупателю, или при поставке никто не проверит комплектацию заказа. Из-за этого возникает пересортица, лишняя бумажная волокита, а товар приходится возвращать поставщикам. Выход — сделать так, чтобы комплектация проверялась автоматически. Это возможно в МоемСкладе: сервис сам найдет расхождения в заказах покупателей и поставщиков или, например, при перемещении товара со склада в торговый зал. Можно сверять не только количество, но и коды маркировки с документами. Как это сделать — читайте здесь.

А еще в МоемСкладе можно скачать или заполнить онлайн все документы для инвентаризации: бланки ИНВ-3, ИНВ-5, ТОРГ-16, образцы приказа, товарной описи, сличительной ведомости ИНВ-26 и другие. Все это бесплатно — попробуйте прямо сейчас!

После регистрации вы бесплатно получите:

Источник

Инвентаризация в магазине. Как упростить процесс

Инвентаризация – одна из главных забот в магазине любой направленности.

Что есть у меня на складе? Не пропадает ли товар? Сходятся ли данные в учетной программе с фактическими? На все эти вопросы отвечает именно инвентаризация.

При своей очевидной необходимости инвентаризация для многих остается долгим и непонятным процессом, связанным с неудобствами. Такими, как закрытие магазина или несовпадение остатков.

Мы расскажем, как превратить инвентаризацию в четко работающую систему и проводить ее легко, быстро и главное – эффективно.

Закажите бесплатную консультацию, и наши специалисты расскажут вам, что необходимо для проведения инвентаризации.

Инвентаризация магазина – зачем ее проводят

Основная цель инвентаризации – определение того, что фактически находится в имуществе и выявить неучтенные объекты.

Но эта цель – не единственная, инвентаризация в магазине вам также поможет:

Виды инвентаризации магазина:

Этапы проведения инвентаризации магазина

Инвентаризация состоит из четырех частей:

На этом этапе руководитель подписывает приказ о проведении инвентаризации, и вы готовите склад и торговый зал – создается план проведения инвентаризации и список задействованных сотрудников.

Непосредственно пересчет товаров и сведение данных.

Результаты инвентаризации заносятся в соответствующую ведомость.

Определение итогов и списка действий по результатам инвентаризации.

Правовые аспекты инвентаризации

* Для проведения инвентаризации необходимо создать приказ (форма ИНВ-22).

В приказе учитываются причины проведения сверки, даты ее начала и окончания, сроки сдачи документации, степень охвата объектов и прочее.

* Инвентаризационная опись товароматериальных ценностей (форма ИНВ-3).

* Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма ИНВ-19).

Также для проведения инвентаризации создается комиссия, которая будет контролировать порядок процесса.

В нее входит руководство компании, представители бухгалтерии и прочие специалисты, которые могут не являться работниками данной организации.

В состав комиссии также может входить независимый консультант.

Отсутствие хотя бы одного человека, входящего в состав комиссии, недопустимо. Инвентаризация считается состоявшейся только при полной явке всех ее участников.

Данная процедура позволяет списывать и выявлять недостачу, проверить сохранность производственных запасов и получить более полную информацию о реальной ситуации в компании. Также комиссия может проверить соблюдение правил эксплуатации и условий хранения продукции.

Способы учета товара

Для того, чтобы пересчитать продукцию нужно определить систему подсчета. Самый популярный способ маркировки продукции – штрих-код.

Штрихкодирование используется во многих областях деятельности в магазине и на складе. Например, при приемке, продаже товара и, конечно, инвентаризации.

Каждой товарной категории присваивается свой штрих-код, сканируя который можно найти данный товар в системе. Сканирование позволяет быстро найти товар и отразить действия, совершенные с ним, в учетной программе.

Оборудование для штрихкодирования

Для считывания меток нужен:

А для печати штрих-кодов существуют:

сканер штрих-кода	терминал сбора данных	специальные принтеры

Мы подберем оборудование для штрих-кодирования, расходные материалы, установим и обучим

Инвентаризация с технологией RFID

RFID – способ идентификации товаров вне прямой видимости и на удалении до 10 метров. Более продвинутая система, чем штрихкодирование, при использовании RFID-систему не нужно считать продукцию по одной штуке, это в разы ускоряет проведение инвентаризации.

При этом RFID технология намного дороже, чем штрихкодирование, целесообразность использования зависит от множества факторов. От каких? Мы расскажем.

Мы проконсультируем вас по RFID-системам.

Инвентаризация магазина с помощью терминала сбора данных

Самый эффективный способ сократить время проведения инвентаризации – проводить ее с использованием терминала сбора данных.

Терминал имеет считывающий элемент и внутреннюю память, а также подключается к учетным программам, загружая туда фактические данные о наличии товара в документ инвентаризации.

Терминал сбора данных — мобильный компьютер со считывающим модулем. Используется для сбора, обработки, хранения и передачи данных в общую информационную систему.

Устройство имеет процессор, встроенную память и аккумулятор, интегрируется с любой учетной системой, в том числе с 1С.

Как его использовать для проведения инвентаризации?

Нужно загрузить номенклатурные позиции в терминал.

Пересчитать с помощью терминала все позиции в магазине или на складе.

Загрузить в учетную программу данные, собранные терминалом.

Система проведен анализ результатов.

Мы подберем вам терминал, настроим, обучим, автоматизируем магазин или склад.

Программные продукты для ТСД

Для того, чтобы провести инвентаризацию, на терминал сбора данных нужно установить программу.

Программы существуют разные: для работы в магазине, на складе, для продукции, попадающей под специальную маркировку.

Например, Клеверенс Mobile SMARTS Магазин 15. За счет того, что программа специально разработана для проведения инвентаризации в магазине, она помогает оптимизировать процессы по учету товаров.

Подготовка к проведению инвентаризации магазина

Чтобы провести инвентаризацию быстрее и эффективнее к ней нужно подготовиться заранее:

Проведение инвентаризации магазина

Проведение инвентаризации магазина – как считать

Один стеллаж считает 2 сотрудников. Один сотрудник сканирует коды всех единиц товара на стеллаже, второй делает это повторно. Считайте слева направо сверху вниз и все позиции именно там, где они стоят.

Занесите результаты двух независимых подсчетов в программу и сделайте сличительную ведомость. Если расчеты расходятся, то сделайте пересчет по расхождениям. Нельзя переходить к подсчету следующих стеллажей пока не определены результаты текущего. Все проведенные стеллажи отмечаются во избежание пропусков или задвоения.

Локальная инвентаризация проводила по такому же принципу, только закрывается конкретная группа товаров, а не магазин целиком.

После пересчета всего товара создается общая сличительная ведомость с ошибками расчетов. В ней мы смотрим на сколько информация в программе отличается от той, что мы получили по факту.

Сначала важно проверить наибольшие расхождения, затем меньшие. Все найденные товары с истекшим сроком годности или испорченные включаются в инвентаризацию и списываются уже после ее закрытия. Магазин открывается после того, как данные инвентаризации принимаются и больше никаких пересчетов не планируется.

Если оказалось, что каких-то товаров у вас в переизбытке, то это также свидетельствует о несовпадении с данными учетной программы. Излишки могут говорить об ошибках в подсчете.

Обратите внимание, что если товара нет на самом деле, но он числится у вас, то это может привести к сбою в заказе.

Причины недосдачи – ошибки, воровство, естественная убыль (товар испортился).

Обратите внимание, что если недосдача по конкретному товару – ошибка, то это может привести к заказу товара и к тому, что товар со склада не будет реализован вовремя и может истечь его срок годности.

Правила проведения эффективной инвентаризации

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию, и наши специалисты расскажут вам, что необходимо для проведения инвентаризации.

Источник

• ← Локальная инвентаризация в магазине пятерочка что
• Локальная инвентаризация в пятерочке что это →