Копия трудовой книжки для чего может понадобиться работнику
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения. Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей. Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.
Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.
Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.
Зачем может понадобиться копия трудовой
Документ, свидетельствующий о последовательной официальной занятости человека, может понадобиться ему не только при трудоустройстве на основное место работы. Перечень причин необходимости получить копию может быть весьма обширным:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Закон не ограничивает ситуации, в которых то или иное учреждение может потребовать у человека копию его трудовой. Все зависит от конкретной ситуации и цели.
Кто вправе заверять трудовую книжку
Далеко не любое должностное лицо имеет право производить эту процедуру. Ответственность за хранение и выдачу трудовой книжки законодательно лежит на работодателе, поэтому без его подписи и официальной печати, проставленных на каждой странице, копия не будет действительной. На некоторых предприятиях эти полномочия могут быть делегированы главному бухгалтеру или специально уполномоченному руководителем кадровому сотруднику.
Алгоритм заверения трудовой: шаг за шагом
Чтобы произвести процедуру заверения копии трудовой, не отклоняясь от требований Трудового Кодекса РФ, а также, чтобы копия была гарантированно принята в нужной инстанции, необходимо соблюдать ряд важных нюансов.
ВНИМАНИЕ! Не всегда нужно копировать каждую страницу книжки, ведь иногда требуется информация лишь об определенном периоде трудоустройства. Тем не менее копия титульного листа с личными данными сотрудника обязательна во всех случаях.
ВАЖНО! Получив на руки копию, сотрудник должен убедиться в правильности заверения (наличии отметки, подписи и печати на каждой странице либо наличие шнуровки и нумерации страниц), чтобы при необходимости своевременно внести корректировки. Несмотря на максимально отведенный срок в три дня, в большинстве организаций принято заверять копии трудовой прямо при работнике.
Отказ работодателя предоставить заверенную копию или допущенные отклонения от формы являются законодательными нарушениями.
Альтернативный способ заверения копии
Можно воспользоваться еще одним вариантом заверения, разрешенным законом. Он не требует специальных отметок на каждом листе копии, а только на последнем. При этом дубликат должен быть сброшюрован (прошит), а каждый его лист пронумерован. На шнуровку, выведенную на последнюю страницу, наклеивается прямоугольник из белой бумаги, на котором и ставится подпись и печать уполномоченного лица (печать должна затрагивать и часть листа копии), а также наносится информация о количестве сброшюрованных листов.
Для такого варианта заверения копию нужно выполнить на листах формата А4, причем каждая страница оригинала должна занимать отдельный лист.
К СВЕДЕНИЮ! В некоторых организациях, например, в банках, может существовать свой порядок, требуемый для удостоверения подлинности дубликатов. Рекомендуем сначала обратиться за инструкциями и образцом в учреждение, куда будет предоставляться копия документа.
Где заверить копию трудовой неработающим
Трудовая книжка у вас, а не у работодателя, но вам по какой-то причине необходима заверенная копия. Куда обратиться гражданину, в данный момент официально не трудоустроенному или уже являющемуся пенсионером? Заверить «дубль» своего трудового документа установленным образом он вправе:
Не допускайте этих ошибок
Самые распространенные ошибки, могущие свести на нет действительность заверенного дубликата или выписки из трудовой книжки:
ВНИМАНИЕ! Копия станет недействительной спустя месяц после выдачи, а также в том случае, если в оригинал в течение этого месяца были внесены дополнительные записи. Исключение составляет нотариально заверенная копия – ее срок действия неограничен.
Как заверить копию трудовой книжки в 2021 году
Копия трудовой книжки: срок и порядок выдачи
Ст. 62 ТК РФ говорит, что выдать работнику документы (их копии), связанные с работой, работодатель должен в течение трех рабочих дней со дня получения от него соответствующего заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Это касается и копий трудовых книжек.
ВАЖНО! Если работник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, по его запросу работодатель обязан оформить сведения о работе сотрудника по форме СТД-Р.
Как правильно заполнить СТД-Р, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.
Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство. А за это ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность. За первичное нарушение это будет:
Если нарушение повторится, суммы возрастут:
Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу
Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.
Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.
С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):
Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.
Должность Подпись Расшифровка
Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:
Сколько действительна копия трудовой книжки
Закон срок годности копий документов не регламентирует. Однако нужно иметь в виду, что копия трудовой книжки может строго соответствовать подлиннику только на момент ее оформления. Это документ, который в любое время может быть дополнен новой записью (о переводе, например). И тогда копия уже не будет актуальной. Если к этому моменту потребность работника в копии еще не удовлетворена, придется делать новый вариант.
Кроме того, срок действия копии трудовой книжки может быть установлен той организацией, куда ее будут представлять. Например, банки для кредита берут копии не старше одного месяца.
Образец выписки из трудовой книжки вы найдете здесь.
Итоги
По запросу сотрудника работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки. Если работник отказался от бумажной трудовой и выбрал электронный вариант, работодатель должен выдать форму СТД-Р.
Для чего нужна копия трудовой книжки
Есть вполне конкретные обстоятельства, когда у сотрудника может возникнуть потребность получить заверенную копию трудовой книжки:
Подробнее о пенсионном стаже и о том, как его рассчитать, см. в статье «Что такое страховой стаж для пенсии?».
Важно! Независимо от причины обращения с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки работодатель не может не отреагировать на запрос. В силу ст. 62 ТК РФ он должен выдать работнику по его просьбе любой документ (в заверенном виде), относящийся к работе специалиста. Причину такого запроса сотрудник вправе и не оглашать.
Каков срок действия копии трудовой книжки, заверенной работодателем? Нужно ли вести учет выдачи копий трудовых книжек работников? Ответы на эти вопросы вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, получите пробный доступ. Это бесплатно.
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Снять копию с рассматриваемого документа для специалистов кадрового отдела фирмы труда не составит. Но как заверить копию трудовой книжки?
С 01.07.2018 порядок оформления заверительных надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):
Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.
Должность Подпись Расшифровка
Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:
Заверение копии трудовой книжки: образец
Соблюдение указанных выше несложных правил позволит фирме выполнить требования ст. 62 ТК РФ и через 3 дня предоставить работнику корректную копию его трудовой книжки, заверенную в надлежащем порядке.
Скачать образец, как заверить копию трудовой книжки, вы можете в КонсультантПлюс, оформив бесплатный пробный доступ к системе:
О том, как в 2021 году заполнять непосредственно саму трудовую книжку, читайте здесь.
Итоги
Заверенная копия трудовой книжки может потребоваться специалисту во многих случаях:
При этом от фирмы требуется следование некоторым несложным правилам:
Копия трудовой книжки для чего может понадобиться работнику
Ответить на вопрос, для чего нужна копия трудовой книжки, можно очень по-разному. Эта копия – подтверждение занятости гражданина (официальное трудоустройство) на протяжении определенного времени или текущий момент. Такие копии запрашивают банки, кредитные системы, пенсионные структуры и многие другие организации.
Порядок выдачи копии
Законодательство РФ в области трудовых взаимодействий требует, чтобы трудовую работодатель хранил у себя, а сотруднику копию трудовой книжки предоставлял при необходимости.
Получить трудовую книжку на руки работник может лишь в двух случаях:
Иных причин выдать на руки трудовую книжку система законов РФ не предусматривает. И если работодатель отдаст книжку работнику на руки, он нарушит закон, за что может быть наказан надзорной структурой в сфере организации труда.
Поэтому при необходимости выдают копию трудовой книжки для банка или любой другой организации, а оригинал оставляют на предприятии.
Если возникает потребность, оформить копию трудовой книжки как для банка, так и для других нужд работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника.
Вот условия предоставления копии:
Копию можно предоставлять как в электронном виде (сканы листов), так и в виде бумажных ксерокопий. Причём копируют каждый лист книжки и имеющихся вкладышей, в том числе пустые листы.
Если гражданин в настоящее время не работает, он может сам снять копию и принести ее вместе с оригиналом в организацию, куда требуется копия трудовой книжки. Там копию заверяет сотрудником этой организации, ставит печать, а оригинал возвращает на руки обладателю.
Где потребуется копия
Ответить на вопрос, зачем нужна копия трудовой книжки, однозначно невозможно. Вот несколько моментов, когда этот документ непременно запросят:
На практике чаще всего возникает вопрос о правилах оформления копии трудовой книжки для кредита. Здесь нет единого правила, поэтому образец копии трудовой книжки для этой цели банки, кредитные и микрофинансовые организации запрашивают с разными требованиями к нему.
Копию обычно выполняют только с одной стороны листа, но можно размещать на листе 2 разворота сразу. Главное, чтобы размер каждого разворота был не менее 100% от оригинала.
Если последняя запись помещена внизу разворота, то нужно скопировать и следующий (пустой) разворот. Так комиссия по анализу документов будет избавлена от подозрений в том, что в книжке есть еще записи, не предъявленные для изучения.
Последнюю страницу заверяют подписью кадровика и печатью дважды:
Работник просит в кадрах или бухгалтерии копии документов – выдавать или нет и в каком виде
Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате. Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы. Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.
Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?
– копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;
– выписки из трудовой книжки;
– справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;
– трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).
Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.
Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных».
Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?
Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33‑4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33‑888/2015).
Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.
Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе. Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, – документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав.
В какие сроки и кому выдаются документы, связанные с работой?
Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.
Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой. Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день. Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ, в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда. Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу № 33‑3912/2016).
Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю?
В КоАП РФ есть ст. 5.39, согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1 000 до 3 000 руб. Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И довольно часто суд встает на сторону истца.
Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.
Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека – супруга, ребенка, мать и т. п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю:
– заявление, написанное работником;
Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления.
Директору ООО «Ромашка»
от менеджера Т. Д. Красновой
о выдаче документов, связанных с работой
На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:
– копию приказа о переводе на должность менеджера;
– копию трудового договора.
Как правильно заверить копии документов для работника?
Согласно ГОСТ Р 7.0.8‑2013 [1] копией является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Копии документов выдаются на бланках организаций.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать).
ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [2] регламентирует оформление записи на копии. Согласно п. 3.26 данного стандарта при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:
Инспектор службы кадров Левченко Т. С. Левченко
Отметим, что нельзя заверять копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 Указа № 9779‑X).
Кто может заверять копии?
Во-первых, полномочия по заверению копий можно установить в локальном нормативном акте, регламентирующем документооборот в компании, или в инструкции по кадровому делопроизводству. Во-вторых, заверение копий можно поручить любому сотруднику организации, например, кадровику, бухгалтеру, заместителю директора, секретарю.
Как заверять копию документа на нескольких листах?
Действительно, бывает копия документа на нескольких листах. В таком случае у работодателя есть два варианта: заверить каждый лист или же прошить и пронумеровать все листы копии и на последнем листе с обратной стороны проставить заверительную надпись (например, «Копия на 8 листах верна»).
Оформление выписки
Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.
Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у
Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.
Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017
Секретарь Белова О. Е. Белова
Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
из трудовой книжки серии XХ № 211111