Копия трудовой для чего
Для чего и кому может понадобиться копия трудовой книжки
Трудовая книжка – это один из важнейших документов, необходимых для устройства на работу. В ней фиксируется история трудовой деятельности человека, которая представляет немалый интерес для работодателя. На каждом новом месте работы в трудовой книжке делают записи. В них фиксируются названия предприятий, занимаемые должности и другая важная информация. Многие задаются вопросом: для чего нужна копия трудовой книжки и почему нельзя воспользоваться оригиналом.
Трудовую книжку можно считать вторым по степени важности документом после паспорта. Ее утеря может привести к неприятным последствиям, поскольку восстановить в ней все записи практически невозможно. Особенно это актуально для тех, кто сменил несколько мест работы, ведь обойти всех своих бывших работодателей и добиться от них восстановления записей будет очень сложно. Наличие копии утерянной книжки значительно упростит ситуацию, ведь с ее помощью можно будет восстановить утраченную информацию.
Трудовая книжка, как правило, после приема соискателя на работу отправляется в отдел кадров и хранится там до увольнения. Благодаря этому риск утери значительно снижается. Сотрудник не имеет права получить на руки свою трудовую до тех пор, пока он работает на данном предприятии. Но он всегда может рассчитывать на предоставление копии, если возникнет такая необходимость. Обычно копирование осуществляется с помощью ксерокса, реже – сканера и принтера.
Куда нужна копия трудовой книжки?
Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда нам нужно подтвердить свою занятость в различных организациях. Например, в банках обычно не выдают даже небольшие кредиты, если человек не может предоставить документ, подтверждающий его занятость. Копия трудовой также может понадобиться для устройства на дополнительную работу, поскольку предоставить второму работодателю оригинал невозможно.
Копия обязательно должна быть качественной. Если на какой-либо ее странице будет плохо видно какое-то слово, печать или подпись, то лучше переделать заново.
Каждая страница должна быть помечена надписью «копия верна». Рядом ставится подпись, подтверждающая достоверность информации. Это не обязательно должна быть подпись руководителя предприятия. Вместо него может расписаться, например, начальник отдела кадров. Рядом с автографом должна быть написана расшифровка должности и фамилии.
Страницы копии желательно пронумеровать. Круглая печать предприятия подтверждает достоверность предоставляемой информации. Ее лучше всего поставить рядом с подписью (или прямо на ней).
Для получения копии трудовой книжки необходимо подать соответствующее письменное заявление в отдел кадров. Следует указать причину, по которой она вам понадобилась, но работодатель не имеет права отказать вам в предоставлении копии, даже если отсутствует уважительная причина, по которой был получен соответствующий запрос.
Организации, куда предоставляется копия трудовой книжки чаще всего
Наиболее часто информация из трудовой книжки используется для получения банковских кредитов, так что рекомендуется указывать именно такую причину. Для оформления загранпаспорта копия этого документа по новым правилам уже не требуется. Если вы хотите устроиться на дополнительную работу, то об этом благоразумнее будет промолчать во избежание недоразумений.
Предприятия и организации готовы предоставить своим сотрудникам копии трудовой даже без указания причины. Тем более, что сам процесс создания и правильного оформления копий не слишком трудоемкий. По закону копия должна быть предоставлена не позднее трех дней с момента подачи заявления.
Если вы не знаете, куда требуется копия трудовой книжки, вы можете сделать ее заранее «на всякий случай», даже если в текущий период она вам и не нужна. В современном ритме жизни никогда не знаешь, что тебе может понадобиться в ближайшие дни.
Многие люди уже взяли за правило всегда иметь при себе ксерокопию паспорта и многих других важных документов. Так почему бы не обзавестись и копией трудовой? Этот документ является наглядным доказательством вашей занятости, в нем указана полная история всей вашей трудовой деятельности. Это может оказаться полезным в различных ситуациях: от оформления срочного кредита до устройства на дополнительную работу.
Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки
Без заявления — никаких документов
Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.
Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки
Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.
Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.
Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.
Материал по теме С 1 июля меняется стандарт работы с первичкой и трудовыми книжками
Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки
Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.
Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.
Образец: как заверить трудовую книжку по действующему ГОСТу
Частые ошибки
Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.
На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?
Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.
Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки
Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.
Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.
Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.
Сколько действует копия
На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.
Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.
Как заверить копию трудовой книжки в 2021 году
Копия трудовой книжки: срок и порядок выдачи
Ст. 62 ТК РФ говорит, что выдать работнику документы (их копии), связанные с работой, работодатель должен в течение трех рабочих дней со дня получения от него соответствующего заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Это касается и копий трудовых книжек.
ВАЖНО! Если работник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, по его запросу работодатель обязан оформить сведения о работе сотрудника по форме СТД-Р.
Как правильно заполнить СТД-Р, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.
Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство. А за это ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность. За первичное нарушение это будет:
Если нарушение повторится, суммы возрастут:
Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу
Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.
Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.
С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):
Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.
Должность Подпись Расшифровка
Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:
Сколько действительна копия трудовой книжки
Закон срок годности копий документов не регламентирует. Однако нужно иметь в виду, что копия трудовой книжки может строго соответствовать подлиннику только на момент ее оформления. Это документ, который в любое время может быть дополнен новой записью (о переводе, например). И тогда копия уже не будет актуальной. Если к этому моменту потребность работника в копии еще не удовлетворена, придется делать новый вариант.
Кроме того, срок действия копии трудовой книжки может быть установлен той организацией, куда ее будут представлять. Например, банки для кредита берут копии не старше одного месяца.
Образец выписки из трудовой книжки вы найдете здесь.
Итоги
По запросу сотрудника работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки. Если работник отказался от бумажной трудовой и выбрал электронный вариант, работодатель должен выдать форму СТД-Р.
Для чего нужна копия трудовой книжки
Есть вполне конкретные обстоятельства, когда у сотрудника может возникнуть потребность получить заверенную копию трудовой книжки:
Подробнее о пенсионном стаже и о том, как его рассчитать, см. в статье «Что такое страховой стаж для пенсии?».
Важно! Независимо от причины обращения с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки работодатель не может не отреагировать на запрос. В силу ст. 62 ТК РФ он должен выдать работнику по его просьбе любой документ (в заверенном виде), относящийся к работе специалиста. Причину такого запроса сотрудник вправе и не оглашать.
Каков срок действия копии трудовой книжки, заверенной работодателем? Нужно ли вести учет выдачи копий трудовых книжек работников? Ответы на эти вопросы вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, получите пробный доступ. Это бесплатно.
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Снять копию с рассматриваемого документа для специалистов кадрового отдела фирмы труда не составит. Но как заверить копию трудовой книжки?
С 01.07.2018 порядок оформления заверительных надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):
Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.
Должность Подпись Расшифровка
Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:
Заверение копии трудовой книжки: образец
Соблюдение указанных выше несложных правил позволит фирме выполнить требования ст. 62 ТК РФ и через 3 дня предоставить работнику корректную копию его трудовой книжки, заверенную в надлежащем порядке.
Скачать образец, как заверить копию трудовой книжки, вы можете в КонсультантПлюс, оформив бесплатный пробный доступ к системе:
О том, как в 2021 году заполнять непосредственно саму трудовую книжку, читайте здесь.
Итоги
Заверенная копия трудовой книжки может потребоваться специалисту во многих случаях:
При этом от фирмы требуется следование некоторым несложным правилам:
Копия трудовой для чего
Ответить на вопрос, для чего нужна копия трудовой книжки, можно очень по-разному. Эта копия – подтверждение занятости гражданина (официальное трудоустройство) на протяжении определенного времени или текущий момент. Такие копии запрашивают банки, кредитные системы, пенсионные структуры и многие другие организации.
Порядок выдачи копии
Законодательство РФ в области трудовых взаимодействий требует, чтобы трудовую работодатель хранил у себя, а сотруднику копию трудовой книжки предоставлял при необходимости.
Получить трудовую книжку на руки работник может лишь в двух случаях:
Иных причин выдать на руки трудовую книжку система законов РФ не предусматривает. И если работодатель отдаст книжку работнику на руки, он нарушит закон, за что может быть наказан надзорной структурой в сфере организации труда.
Поэтому при необходимости выдают копию трудовой книжки для банка или любой другой организации, а оригинал оставляют на предприятии.
Если возникает потребность, оформить копию трудовой книжки как для банка, так и для других нужд работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника.
Вот условия предоставления копии:
Копию можно предоставлять как в электронном виде (сканы листов), так и в виде бумажных ксерокопий. Причём копируют каждый лист книжки и имеющихся вкладышей, в том числе пустые листы.
Если гражданин в настоящее время не работает, он может сам снять копию и принести ее вместе с оригиналом в организацию, куда требуется копия трудовой книжки. Там копию заверяет сотрудником этой организации, ставит печать, а оригинал возвращает на руки обладателю.
Где потребуется копия
Ответить на вопрос, зачем нужна копия трудовой книжки, однозначно невозможно. Вот несколько моментов, когда этот документ непременно запросят:
На практике чаще всего возникает вопрос о правилах оформления копии трудовой книжки для кредита. Здесь нет единого правила, поэтому образец копии трудовой книжки для этой цели банки, кредитные и микрофинансовые организации запрашивают с разными требованиями к нему.
Копию обычно выполняют только с одной стороны листа, но можно размещать на листе 2 разворота сразу. Главное, чтобы размер каждого разворота был не менее 100% от оригинала.
Если последняя запись помещена внизу разворота, то нужно скопировать и следующий (пустой) разворот. Так комиссия по анализу документов будет избавлена от подозрений в том, что в книжке есть еще записи, не предъявленные для изучения.
Последнюю страницу заверяют подписью кадровика и печатью дважды: