Кто или что является источником данных для организации
Что такое источник данных?
Любой файл, содержащий данные, считается источником данных
Источник данных (иногда называемый файлом данных) так же прост, как кажется: место, откуда берутся данные. Источником могут быть любые данные любого формата, если программа понимает, как их читать.
Различные приложения могут использовать источник данных, включая приложения базы данных, такие как Microsoft Access, MS Excel и другие программы для работы с электронными таблицами, текстовые процессоры, такие как Microsoft Word, веб-браузер, автономные программы и т. Д. Распространенный сценарий, когда речь идет о Microsoft Word с использованием источника данных. для Word, чтобы сделать слияние почты из данных, взятых из документа Excel. Смотрите наше введение в слияние почты для получения дополнительной информации.
Важные факты об источниках данных
Файл источника данных, используемый в одной программе для одной цели, может не иметь никакого отношения к другой программе, даже если они оба используют файлы источника данных. Другими словами, конкретный «источник данных» является субъективным для программы, использующей данные.
Например, источником данных для слияния в Microsoft Word может быть файл CSV, который содержит несколько контактов, чтобы их можно было автоматически записывать в документ Word для печати конвертов с правильными именами и адресами. Такой источник данных, однако, не очень полезен в любом другом контексте.
Примеры источников данных
Как упоминалось выше, источник данных, также называемый файлом данных, представляет собой просто набор записей, в которых хранятся данные. Именно эти данные используются для заполнения полей слияния в почтовых слияниях. Вот почему любой текстовый файл может быть использован в качестве источника данных, будь то простой текстовый файл или файл фактической базы данных.
Они могут поступать из таких программ, как MS Access, FileMaker Pro и т. Д. Теоретически любая база данных Open Database Connectivity (ODBC) может использоваться в качестве источника данных. Их также можно создавать в электронных таблицах из Excel, Quattro Pro или любой другой подобной программы. Источником данных может быть даже простая таблица в текстовом редакторе.
Идея состоит в том, что источником данных может быть любой вид документа, если он организован так, чтобы обеспечить структуру для принимающей программы, из которой можно получать данные. Например, контакт адресной книги может быть использован в некоторых сценариях, поскольку есть столбец для имени, адреса, учетной записи электронной почты и т. Д.
Другим видом источника данных может быть файл, в котором записывается время, когда люди регистрируются в кабинете врача. Программа может использовать источник данных, чтобы агрегировать все время регистрации и отображать их на веб-сайте или использовать их в программе, либо для отображения содержимого, либо для взаимодействия с каким-либо другим типом источника данных.
Другие виды источников данных могут быть взяты из прямой трансляции. Например, программа iTunes может использовать прямую трансляцию для воспроизведения интернет-радиостанций. Фид является источником данных, а приложение iTunes – тем, что его отображает.
Классификация источников данных
Аудит и классификация данных
на базе системы
В изучении общественных явлений, анализе хозяйственной деятельности предприятий или результатов научных экспериментов важную роль играет достоверность информации. Использование неточных данных приводит к искажению фактов, сводит на нет работу аналитиков, делает их рекомендации бессмысленными и даже вредными. Классификация позволяет систематизировать источники информации, облегчает поиск ценных и достоверных сведений, дает возможность выбрать правильную методику и технику исследования.
Классификация информационных ресурсов по различным признакам
Информационные ресурсы классифицируются по способам фиксирования, хранения и использования информации, по принадлежности к различным предметным областям.
Источники информации подразделяют на следующие группы:
| внутренние –документы и отчеты, составляемые на объектах; | внешние – печатные издания, материалы научных конференций, статистическая информация; |
| основные (базовые); | вспомогательные – используемые для уточнения информации; |
| регулярные – плановые отчеты, информационные бюллетени; | эпизодические – например, материалы с информацией о новых клиентах; |
| первичные – данные обследований, инвентаризации; | вторичные – результаты лечения пациентов или технологической обработки промышленных заготовок; |
| непосредственные. В непосредственном источнике описываются фактические данные объекта исследования, его свойства); | опосредованные. Опосредованные ресурсы содержат косвеннную информацию, имеющую отношение к объекту. Например, в криминалистике различают источники с информацией о личности подозреваемого в преступлении, а также документы с информацией об уликах и обстоятельствах, имеющих отношение к инциденту. |
Источники информации для оценки хозяйственной деятельности предприятий подразделяют на следующие типы:
К внеучетным источникам относят:
«СёрчИнформ FileAuditor» позволяет провести классификацию данных в автоматизированном режиме и узнать, сколько в компании данных, содержащих конфиденциальные сведения.
В истории и археологии источники информации классифицируют на:
В особую группу выделяют электронные ресурсы – базы данных, мультимедийные хранилища, электронные документы и книги, программные файлы, хранящиеся в памяти компьютера. В зависимости от способа записи информации электронные источники делят на текстовые, звуковые, графические, цифровые, видеофайлы и ресурсы с данными смешанного типа.
Классификация информационных ресурсов позволяет сгруппировать их по предметной принадлежности, способу изложения и хранения сведений. Подобная систематизация дает возможность конкретизировать задачи исследования и использовать наиболее достоверные данные.
Источники данных для информационной деятельности предприятия.
Источников информации для деятельности предприятия достаточно много и их можно классифицировать по различным признакам. Наиболее укрупненно все источники данных можно разделить на вторичные и первичные.
Вторичные источники включают в себя все, что доступно в онлайновом или оффлайновом, платном или бесплатном режимах: специализированная перса, корпоративные отчеты, официальная статистика, маркетинговые исследования, WEB-сайты и онлайновые информационные библиотеки. Если знать, что и где искать, то можно без больших затрат времени собрать полезную информацию об интересующем объекте.
К примеру, кладезем важной информации могут служить Web-сайты. Допустим, вас интересуют планы рыночной экспансии конкурирующей компании Х. Наибольшую ценность представляют ссылки на сайты партнеров, поставщиков, клиентов. Последние надо изучить самым внимательным образом. Если нет прямых ссылок, то можно через поисковые машины выйти на потенциальных, предполагаемых партнеров / поставщиков / клиентов вашего конкурента и посмотреть, нет ли в их информации и рекламе упоминания о компании Х. Если речь идет о зарубежной компании либо ее зарубежных партнерах, отличным подспорьем служат онлайновые информационные системы.
Разумеется, пользование такими ресурсами не бесплатно, но если учесть, что коллекцией баз данных постоянно пользуются свыше миллиона подписчиков во всем мире, то вложения оправдают себя.
К первичным документам относят прямые, «живые» контакты с носителями информации.
Просматривая сайт фирмы А, которая, как вы предполагаете, может быть поставщиком интересующей вас компании Х, вы установили, что так оно и есть на самом деле. Сайт содержит ссылку на Х как на одного из клиентов. Но и только. Здесь важно выйти на прямой контакт с представителями фирмы А, получив от них интересующую информацию о компании Х. Контакт можно осуществить по телефону, через Интернет, непосредственно в офисе фирмы. Помимо поставщиков, первичными источниками информации о компании Х могут служить маркетинговые и исследовательские фирмы, работавшие или работающие с Х, ее дистрибьюторы, клиенты. Опрос клиентов конкурента наиболее продуктивен с точки зрения сравнительного анализа своего и конкурентного продукта / услуги.
Рассмотрим некоторые первичные источники информации [13]:
1. К числе первичных источников относятся и регулярные отчеты менеджеров, которые занимаются продажами, работают с поставщиками, дистрибьюторами. Необходимость разрозненных сообщений не всегда очевидна. Но если вся информация стекается в автоматизированные базы данных, классифицируется и систематизируется, то на первый взгляд малозначимая деталь, факт могут сыграть весьма важную роль, будучи сопоставленными с другими сведениями.
Обычно широкий радиус поиска дает позитивный результат. Выловленная в Интернете, соответствующим образом систематизированная и проанализированная информация, дополненная деталями из первичных источников, подскажет, какие новые технологии могут появиться на рынке, где его наиболее перспективные сегменты, наконец, что делают или собираются предпринимать конкуренты. Профессиональный опыт позволяет выуживать ценные данные из непримечательной на первый взгляд информации.
К примеру, объявления о вакансиях. Внимательный анализ таких объявлений, размещенных конкурентом в местной прессе и/или на Web-сайте, с точки зрения географии и профиля требуемых специальностей позволяет довольно точно представить предполагаемые планы конкурента.
2. Несмотря на кажущуюся малозначительность именно партнеры и клиенты во многих случаях служат источником важной конфиденциальной информации.
Поскольку партнерские отношения развиваются в течение долгого времени, то партнеры становятся добрыми приятелями, и бдительность со временем ослабевает. У бизнеса очень жесткие правила, когда приходится делить рынок, деньги и власть все остальное отходит на задний план. Как только появится возможность получить больше выгод партнерство может стать ненужным, более того даже мешающим. У американцев есть хорошее правило «В бизнесе – ничего лишнего». Но у нас этот принцип действует далеко не всегда. Сплошь и рядом люди становятся врагами в силу личных обид. И вот недавние партнеры уже лелеют планы как уничтожить друг друга. И тут, как нельзя кстати, интересная информация, полученная в ходе совместного общения.
Достаточно хорошим источником информации могут быть клиенты предприятия:
— клиенты могут случайно узнать конфиденциальную информацию непосредственно в офисе, магазине и т.п. (разговоры работников, оставленные без присмотра документы и т.д.);
— к постоянным клиентам возникает симпатия и доверие и, соответственно, ослабевает бдительность;
— постоянные клиенты четко знают о слабых сторонах фирмы и ее отдельных сотрудников, так как в ходе регулярных отношений имеют возможность наблюдать за ходом ее внутренней работы.
В результате при общении с клиентами конкурентов, можно предложить хорошую скидку, за «подробный» рассказ о планах фирмы «А», в которой они регулярно приобретают товар или пользуются их услугами.
3. Иные источники информации:
— Получение информации в ходе переговоров с различными фирмами.
— Получение информации от фирм, с которыми предприятие имело договоры и совместные дела.
— Устраиваемые ярмарки и выставки и издаваемые брошюры.
— Отчеты коммивояжеров и торговых агентов.
— Попытки пригласить на работу специалистов, заполняемого ими с этой целью вопросников.
— Вопросы, осторожно задаваемые специалистами конкуренту на специальных конгрессах и симпозиумах.
Примеры вторичных источников информации:
1. Опубликованные документы открытого доступа (книги, журналы, газеты, фирменные и рекламные издания и т.п.).
Однако не следует забывать специфику российских СМИ – «свободных» СМИ не существует. Этот тезис лежит в основе любого анализа. Журналист может действовать в рамках конъюнктуры своего издания, либо выполняет «левый» заказ. Тем не менее, при любом анализе следует выделять материалы, выбивающиеся из общей картины. Материалы эти могут быть тем самым исключением, которое подтверждает правило. Либо – обозначать начало новой PR-кампании предприятия.
2. Справочники, например:
— Справочник «Экспортеры и импортеры России» (сведения о 3500 фирмах, реально занимавшихся импортно-экспортными операциями).
— Справочник «Товары и услуги» (сведения о 3500 фирмах рекламодателях с адресами, телефонами, телефаксами, 1500 видов рекламируемых товаров, 750 видов рекламируемых услуг) и т.д.
3. Базы данных. Международное бюро информации и телекоммуникации предлагает новые электронные базы данных:
— «Товары и услуги», создана на основе базы данных, содержащей более 100 тысяч рекламных объявлений из центральной прессы. СИС предназначена для получения информации о предлагаемых товарах (более 2200 наименований) и услугах (более 700 наименований).
4. Официальными источниками информации являются:
— Антимонопольный комитет – имеет аппарат для установления монопольного или преимущественного положения той или иной фирмы на рынке товаров и услуг. Он пользуется как статистическими данными, полученными из различных источников, так и сам собирает информацию по фирмам, занося ее в компьютерную память.
— Госкомстат – ежегодно собирает информацию о коммерческих структурах, их положении на рынке товаров и услуг, доходах.
— Таможня имеет очень большой банк данных на импортеров и экспортеров.
— Торгово-промышленная палата Российской Федерации – располагает обширной региональной сетью, имеющей информацию по банкам, по крупным сделкам. Кроме того, палата имеет представительства за рубежом, через которые можно собирать информацию по инофирмам.
— Сбербанк России – располагает базой данных на все коммерческие банки Российской Федерации, а также на многочисленные коммерческие фирмы, обращавшиеся к нему за кредитом, а также на своих вкладчиков – юридических лиц.
— АО Корпорация «Российская информационная сеть делового сотрудничества». Образование корпорации стало началом коммерческой реализации идеи единого информационного пространства в России.
— Различные вычислительные центры располагают статистическими данными. Такие центры существуют в ряде отраслей и министерств.
Частные информационные агентства и базы данных коммерческих банков. В Москве работают многочисленные агентства, которые имеют банка данных, связанные с мировыми информационными ресурсами. Информацию можно получить в течение 24 часа за определенную плату.
5. Сведения, находящиеся в неопубликованных (конфиденциальных) документах, имеющихся на фирме, а также данные, которыми располагают ее сотрудники (например, результаты маркетинговых исследований, данные о планах, достижениях или неудачах конкурентов, полученные в ходе контактов на выставках или конференциях, при общении с реальными или потенциальными клиентами, торговцами и т.д.). Такие сведения могут быть получены с помощью специальных технических средств и других действий, называемых «промышленным шпионажем».
Классификация методов получения информации. Как правило, многие из этих методов получения информации используются тайно от окружения. На практике существует некая классификация методов получения информации:
— Канал-фирма. В этот канал входит весь персонал предприятия, который по своим служебным обязанностям поддерживает контакты с сотрудниками других предприятий и способен собирать коммерческую, финансовую, техническую и иную полезную информацию. Естественно, что сотрудники предприятия, собирающие информацию, должны быть специалистами в своей области деятельности и уметь общаться с коллегами.
— Канал-консультант. Это – эксперты и консультанты, которые имеют доступ к различной, в том числе и к грифованной информации. Это должны быть достаточно компетентные специалисты.
— Канал-беседа. При получении информации в беседах сотрудники, снимающие информацию, должны быть специалистами по проблемам, чтобы собирать нужную и достоверную информацию. Беседы с источниками информации проводятся на научных и технических конференциях, брифингах и т.п.
— Случайный канал. Это – получение информации в беседах со случайными людьми, со старыми приятелями, получение информации из забытых кем-то или потерянных документов.
Таким образом, схему информационных потоков при проведении аналитической работы можно представить в виде следующей схемы [14] (рис.15).
В левой части рисунка – реальный мир, та окружающая действительность, о которой вы хотите получить информацию, справа – вы, наблюдатель, исследователь, а между вами и реальным миром – Интернет, в терминологии теории связи – канал с «шумом», который вносит существенные искажения в входящую информацию. На рисунке буквы на стрелках соответствуют основным источниками информации:
— Журналисты и редакторы СМИ – лица «второй древнейшей профессии», зарабатывающие на хлеб кто как умеет. В зависимости от респектабельности издания существует некая вероятность публикации статей, полных лукавства, заказных материалов и прочей откровенной «джинсы».
— Сотрудники специализированных информационных и консалтинговых компаний, формирующие базы данных. В настоящее время имеются разнообразные коммерческие информационные хранилища данных, куда поступают сведения из самых различных источников.
— Многочисленные фирмы, организации и компании (юридические лица), создающие собственные сайты в Интернет. Тематика, достоверность и оперативность информации на них не поддается описанию. Здесь может быть что угодно, начиная от PR-кампаний известных фирм и заканчивая приглашением на благотворительный утренник, датированный позапрошлым годом.
— Творения обычных граждан, создающих странички в Интернет о своих интересах или, на худой конец, рассказывающих о том, какой негодяй Василий Васильевич Васькин, их сосед по подъезду.
— Наконец, информация, оставленная посетителями многочисленных Интернет-форумов, конференций, чатов или досок объявлений.
 |
Рис.15 – Схема информационных потоков.
Ограничения применения СМИ и Интернет. Перед анализом информацию следует оценить и отсортировать по достоверности (подтверждаемая, правильная, сомнительная, неправдоподобная и т.п.) и по оперативности (история вопроса, состояние на сегодня, прогноз). Всеми доступными средствами постарайтесь проверить и перепроверить имеющуюся информацию. Если нет возможности установить достоверность информации, то косвенно о ней можно судить по надежности его источника [15].
Ограничения применимости СМИ. Постарайтесь понять, присутствует ли в статье элемент скрытой рекламы, и если да, то кому она выгодна и кто возможный заказчик. Проанализируйте стилевые особенности написания статьи, абстрагируясь от контента. Такой анализ позволяет порой понять истинные мотивы авторов. Неплохо бы оценить, насколько приведенные в материале конкретные примеры могут подтвердить или может быть проиллюстрировать сказанное автором. Какие цифры, подробности могли бы подтвердить или опровергнуть его утверждения. Где они получены и указаны ли эти источники.
Основа метода анализа – это сопоставление фактов, намеков, мнений, версий, фамилий и т.п. Признаки изменения ситуации проявляются в разное время на различных объектах и фиксируются различными источниками. Это своего рода интеграция, т.е. взаимное дополнение разнородных сведений, последовательное выяснение подробностей по мере поступления новых данных.
Ограничения применимости Интернет. В открытом доступе присутствует как правда, так и много-много вымысла. Естественно – всему написанному там верит не следует. Имеется достаточно большая вероятность столкнуться с сознательной дезинформацией, размещенной как во время так называемых «оперативных игр», так и по «недоумию» случайными «гостями Интернет».
Раньше приемами пропаганды владели в основном работники спецслужб (в основном специалисты по контрпропаганде), а сегодня их используют многие PR-щики. Требуется кропотливая работа и определенными навыки, чтобы найти и выделить в Интернет сведения, действительно несущие полезную составляющую.
3.4. Источники получения сведений о деятельности организации
• различного рода документы — устав организации и иные регламентирующие документы; положения о функциях и обязанностях подразделений; должностные инструкции; другие описания системы (в отчетах, публикациях);
• сотрудники организации, описывающие ее деятельность в процессе бесед и опросов;
• непосредственные наблюдения специалистов-системщиков за процессом деятельности организации.
Однако ни один из указанных источников в отдельности не может обеспечить необходимой полноты и достоверности сведений о работе системы. Документы сравнительно быстро устаревают и не всегда отражают действительное состояние дел; сотрудники могут непреднамеренно (или умышленно) исказить существующее положение дел; наблюдение может оказаться искаженным случайными обстоятельствами. Поэтому на всех стадиях изучения обязательны:
• интеграция методов получения информации о работе системы и их проверка;
• сопоставление сведений, полученных из разных источников;
• повторное возвращение к уже изученному процессу с целью исправления, корректировки ранее полученных сведений, детализации ранее не уточненных важных аспектов.
Сопоставление сведений и выявление истинного состояния дел существенно облегчается при систематизации и группировке полученных сведений, формализации их представления. Окончательно убедиться в полноте и правильности полученных сведений можно после того, как будет построена модель системы и проверена ее адекватность путем сопоставления с действующей системой.
1. Работа с документами. Обычно изучение следует начинать с документов, рассмотрев прежде всего структурную организационную схему. Если такой схемы нет, ее надо составить, для чего удобно использовать штатное расписание. Во многих случаях полезно на этой схеме указать вышестоящие и подчиненные организации и связи с ними.
Изучение, как правило, надо начинать с высших звеньев аппарата, последовательно переходя к низшим.
Документы, связанные с системой, можно разделить на следующие группы:
1) официальные положения и инструкции, регламентирующие функции организации или подразделения и определяющие сроки и процедуры обработки информации и принятия решений;
2) входные документы, возникающие вне системы;
3) систематически обновляемые записи (массивы) в виде картотек или книг, используемые в процессе работы;
4) промежуточные документы, получаемые и (или) используемые в процессе обработки данных;
5) выходные документы.
2. Опросы сотрудников и беседы с ними. Эта стадия работы начинается после того, как аналитик получил на основе документов общее представление об изучаемой организации или каком-либо ее подразделении.
Первый контакт с сотрудниками осуществляется с участием руководителя изучаемого подразделения, который сообщает сотрудникам цель проводимой работы, заинтересованность в ее проведении, наличие приказов или других официальных документов, на основании которых работа выполняется, говорит о необходимом содействии и сотрудничестве с разработчиками.
Сбор сведений путем опросов должен быть избирательным и целенаправленным. При решении некоторых задач и на первых этапах работы нужны обобщенные данные; для других задач и на более поздних этапах — детальные. Поэтому надо предварительно наметить круг интересующих вопросов, а после каждой беседы оценить полученные сведения и корректировать план дальнейших бесед. Сбор сведений «вслепую», простое их коллекционирование приводит к накоплению подробных сведений, которые в дальнейшем практически не поддаются анализу и использованию.
3. Наблюдение специалистов-системщиков за деятельностью организации. Это есть один из важнейших способов получения необходимой информации. Наблюдение могут вести как специалисты из самой организации, так и приглашенные со стороны (из специальных агентств, консалтинговых компаний).
Итак, получение и последующая обработка сведений является весьма важной, но в то же время и очень трудоемкой работой. Надо все время помнить, что изучение существующей системы не самоцель, а средство познания, поэтому следует соизмерять степень детализации данных и соответствующие затраты с возможной эффективностью.
Обследование и изучение, детализация сведений о системе могут продолжаться бесконечно, особенно если учесть, что система живет и развивается одновременно с обследованием и в конце обследования отличается от первоначального варианта. Поэтому очень важно вовремя завершить изучение организации. В процессе изучения необходимо выяснить не только как работает система, но и почему она работает именно так, а не иначе. Умение отбирать нужные сведения развивается по мере приобретения опыта и совершенствования профессиональных навыков.